HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT MAIL XIN NGHỈ VIỆC CHUYÊN NGHIỆP, NGẮN GỌN

Mail xin nghỉ việc cần trình bày ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ quyết định nghỉ việc, ngày làm việc cuối cùng và phương án bàn giao. Bên cạnh cách diễn đạt chuyên nghiệp, người lao động cần kiểm tra hợp đồng, thời hạn báo trước và quy trình tiếp nhận thông báo của doanh nghiệp để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng.

Trong bài viết này, HBR Careers sẽ hướng dẫn bạn cách viết mail xin nghỉ việc, những nội dung cần có, các lỗi nên tránh và mẫu email có thể điều chỉnh theo từng tình huống.

1. Tại sao cần viết mail xin nghỉ việc?

Khi bạn quyết định nghỉ việc, việc thông báo một cách chính thức và lịch sự sẽ giúp bạn duy trì các mối quan hệ chuyên nghiệp trong công ty. Việc này thể hiện sự tôn trọng với công ty và giúp bạn ra đi trong hòa bình. Hãy cùng khám phá lý do tại sao việc viết mail xin nghỉ việc lại vô cùng quan trọng.

1.1. Duy trì mối quan hệ tốt đẹp

Một email nghỉ việc được viết một cách lịch sự và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giữ gìn những mối quan hệ với công ty và đồng nghiệp cũ. Dù bạn có rời đi vì lý do gì, việc ra đi trong hòa bình sẽ giúp bạn có được sự hỗ trợ hoặc cơ hội hợp tác trong tương lai.

1.2. Thể hiện sự chuyên nghiệp

Việc gửi email xin nghỉ việc cho thấy bạn là người có trách nhiệm và luôn tuân thủ các quy tắc công sở. Đây là cách để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, không chỉ trong công việc mà còn trong giao tiếp và xử lý các tình huống.

1.3. Tránh hiểu lầm và duy trì uy tín cá nhân

Nếu nghỉ việc mà không thông báo rõ ràng, sếp và đồng nghiệp có thể hiểu nhầm và nghĩ rằng bạn không tôn trọng công ty. Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín cá nhân và ảnh hưởng đến các cơ hội nghề nghiệp trong tương lai.

1.4. Chắc chắn quá trình bàn giao công việc suôn sẻ

Một email thông báo nghỉ việc cũng là cơ hội để bạn bàn giao công việc một cách chi tiết và đầy đủ, giúp công ty có thời gian chuẩn bị người thay thế hoặc hoàn thành các công việc còn lại. Việc này không chỉ giúp bạn rời đi một cách nhẹ nhàng mà còn thể hiện sự trách nhiệm trong công việc.

1.5. Tạo cơ hội hợp tác trong tương lai

Mối quan hệ với công ty sẽ không kết thúc ngay sau khi bạn rời đi. Việc nghỉ việc một cách lịch sự và chuyên nghiệp sẽ tạo ra cơ hội để bạn quay lại làm việc hoặc hợp tác với công ty trong những dự án sau này.

>>> XEM THÊM: CÁCH VIẾT EMAIL XIN THỰC TẬP NẮM CHẮC CƠ HỘI THÀNH CÔNG

2. Cách viết mail xin nghỉ việc đúng chuẩn

Email có thể được sử dụng để thông báo và lưu lại nội dung trao đổi, nhưng không nên mặc định rằng gửi email là đã hoàn tất toàn bộ thủ tục nghỉ việc. Trước khi gửi, bạn nên:

• Kiểm tra loại hợp đồng lao động và thời hạn báo trước áp dụng.
• Xem lại nội quy hoặc quy trình nghỉ việc của doanh nghiệp.
• Xác định đúng người nhận như quản lý trực tiếp, bộ phận nhân sự hoặc các bên liên quan.
• Trao đổi trước với quản lý nếu điều kiện làm việc cho phép.
• Đề nghị người nhận xác nhận đã tiếp nhận thông báo.
• Lưu lại email và các tài liệu liên quan để đối chiếu khi cần.

Ngày làm việc cuối cùng trong email cần được xác định dựa trên hợp đồng, quy định pháp luật và thỏa thuận thực tế giữa người lao động với doanh nghiệp.

Việc viết mail xin nghỉ việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có thể khiến bạn cảm thấy lúng túng nếu không biết cách thể hiện một cách chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn viết một email xin nghỉ việc hoàn chỉnh:

2.1. Tiêu đề email rõ ràng và ngắn gọn

Tiêu đề của email nghỉ việc rất quan trọng. Đây là yếu tố đầu tiên mà người nhận sẽ nhìn thấy. Tiêu đề cần phải ngắn gọn, rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề để người nhận dễ dàng hiểu được nội dung chính ngay khi mở email. Tiêu đề cần mang tính chất trang trọng và thể hiện sự chuyên nghiệp.

Ví dụ tiêu đề email:

• Thông báo nghỉ việc của [Tên bạn]
• Xin nghỉ việc – [Tên bạn]
• Thông báo nghỉ việc từ [Ngày tháng năm]

Lý do là vì tiêu đề phải khiến người nhận biết ngay rằng đây là email thông báo về việc bạn nghỉ việc và không cần phải mở email để xác định nội dung. Việc này giúp họ có thể nhanh chóng xử lý thông tin.

2.2. Lời mở đầu lịch sự

Lời mở đầu của email phải thể hiện sự tôn trọng và sự chuyên nghiệp của bạn. Đây là phần để bạn chào hỏi người nhận một cách lịch sự và trang trọng. Đặc biệt là đối với sếp và các đồng nghiệp. Lời mở đầu cũng nên được viết ngắn gọn và rõ ràng.

Ví dụ về lời mở đầu:

• Kính gửi anh/chị [Tên sếp],
• Chào anh/chị [Tên sếp],

Tùy vào môi trường làm việc và mối quan hệ với người nhận, bạn có thể lựa chọn cách xưng hô phù hợp. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp luôn là điều cần thiết.

2.3. Lý do nghỉ việc

Phần lý do nghỉ việc là yếu tố rất quan trọng trong email của bạn. Bạn không cần trình bày toàn bộ câu chuyện hoặc đưa các mâu thuẫn cá nhân vào email. Tuy nhiên, lý do vẫn nên đủ rõ ràng, trung thực và nhất quán với những gì bạn sẽ trao đổi trực tiếp.

Có thể trình bày ngắn gọn theo một trong các hướng:

• Điều chỉnh định hướng nghề nghiệp.
• Theo đuổi cơ hội phù hợp hơn với mục tiêu dài hạn.
• Thay đổi kế hoạch học tập hoặc nơi sinh sống.
• Giải quyết vấn đề cá nhân hoặc gia đình.

Tránh chỉ trích công ty, quản lý hay đồng nghiệp. Nếu có vấn đề cần phản ánh chính thức, hãy sử dụng kênh trao đổi phù hợp thay vì đưa toàn bộ nội dung vào email nghỉ việc.

Cách diễn đạt lý do nghỉ việc:

• Tránh đưa ra những lý do tiêu cực hoặc chỉ trích công ty, đồng nghiệp hay sếp. Hãy tránh sử dụng những ngôn từ như "không hài lòng", "khó khăn", "mâu thuẫn"...
• Bạn có thể đưa ra lý do cá nhân hoặc sự nghiệp nhưng cần tránh đi quá sâu vào chi tiết.

Ví dụ:

“Sau một thời gian suy nghĩ kỹ, tôi quyết định sẽ nghỉ việc để tập trung phát triển nghề nghiệp cá nhân. Tôi rất biết ơn vì cơ hội được làm việc tại công ty và đã học hỏi được rất nhiều điều quý giá.”

Việc này giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và không tạo ra sự khó chịu cho người nhận.

Xem thêm: Cách trình bày lý do nghỉ việc ở công ty cũ khéo léo khi phỏng vấn

2.4. Thời gian nghỉ việc

Email cần ghi cụ thể ngày dự kiến chấm dứt công việc để quản lý và bộ phận nhân sự có cơ sở sắp xếp bàn giao.

Thời hạn báo trước không có một mốc chung cho mọi trường hợp. Theo quy định hiện hành, thời hạn này có thể khác nhau tùy loại hợp đồng, tính chất công việc và căn cứ chấm dứt hợp đồng. Vì vậy, bạn cần kiểm tra hợp đồng lao động, quy định pháp luật và trao đổi với bộ phận nhân sự trước khi xác nhận ngày làm việc cuối cùng.

Cách viết:

“Sau khi đối chiếu thời hạn báo trước và trao đổi với các bên liên quan, ngày làm việc cuối cùng dự kiến của tôi là [ngày/tháng/năm]. Trong thời gian còn lại, tôi sẽ hoàn thành các đầu việc và phối hợp bàn giao theo kế hoạch thống nhất.”

2.5. Lời cảm ơn và chúc tốt đẹp

Cuối email, đừng quên thể hiện sự biết ơn đối với công ty và các đồng nghiệp. Một lời cảm ơn chân thành sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp và thể hiện sự tôn trọng đối với những cơ hội mà công ty đã dành cho bạn.

Ví dụ:

“Xin chân thành cảm ơn anh/chị và các đồng nghiệp đã luôn hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt thời gian làm việc tại công ty. Tôi sẽ luôn ghi nhớ những kỷ niệm tốt đẹp và hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác lại trong tương lai.”

Lời cảm ơn này không chỉ giúp bạn rời đi một cách ấm áp mà còn giữ lại ấn tượng tốt về bạn trong mắt công ty.

2.6. Kết thúc thư lịch sự

Cuối cùng, bạn cần kết thúc email bằng một lời chào lịch sự và chuyên nghiệp. Cách kết thúc email cũng góp phần tạo nên ấn tượng cuối cùng đối với người nhận.

Ví dụ kết thúc thư:

• Trân trọng,
• Kính thư,

Sau đó, đừng quên ký tên và cung cấp thông tin liên lạc của bạn (nếu cần) để người nhận có thể liên lạc với bạn nếu cần thiết.

Lưu ý: Bạn hãy đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp trong email. Một email không có lỗi sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp. Hãy giữ thái độ tích cực và tôn trọng trong từng câu chữ.

>>> XEM THÊM: 1 BỘ HỒ SƠ XIN VIỆC GỒM NHỮNG GÌ? CÁCH CHUẨN BỊ ĐẦY ĐỦ, ẤN TƯỢNG

3. Mẫu viết mail xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Khi bạn quyết định nghỉ việc, việc viết một email chính thức sẽ là bước quan trọng để thông báo với sếp và công ty một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Một mẫu email xin nghỉ việc chuẩn không chỉ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với công ty mà còn thể hiện sự tôn trọng với công việc bạn đã cống hiến. Dưới đây là một mẫu email bạn có thể sử dụng.

3.1. Mẫu email 1: Thông báo nghỉ việc tiêu chuẩn

Tiêu đề: Thông báo nghỉ việc – [Họ và tên] – [Bộ phận]

Kính gửi anh/chị [Tên quản lý] và Phòng Nhân sự,

Sau khi cân nhắc kỹ, tôi xin thông báo quyết định chấm dứt công việc tại [Tên công ty] vì [lý do ngắn gọn].

Căn cứ thời hạn báo trước và nội dung đã trao đổi, ngày làm việc cuối cùng dự kiến của tôi là [ngày/tháng/năm].

Trong thời gian còn lại, tôi sẽ hoàn thành các đầu việc đang phụ trách, cập nhật tài liệu và phối hợp bàn giao cho [người/bộ phận tiếp nhận]. Kế hoạch bàn giao dự kiến gồm [nội dung chính hoặc đường dẫn tài liệu].

Tôi chân thành cảm ơn anh/chị, công ty và các đồng nghiệp đã hỗ trợ tôi trong thời gian làm việc. Kính mong anh/chị và Phòng Nhân sự xác nhận đã tiếp nhận thông báo, đồng thời hướng dẫn tôi hoàn thành các thủ tục còn lại.

Trân trọng,

[Họ và tên]
[Vị trí – Bộ phận]
[Số điện thoại]

3.2. Mẫu email 2: Thông báo nghỉ việc với lý do cá nhân

Tiêu đề: Thông báo nghỉ việc của [Tên bạn]

Nội dung email:

Kính gửi anh/chị [Tên sếp],

Tôi viết email này để thông báo rằng tôi sẽ nghỉ việc tại [Tên công ty] vì lý do cá nhân. Sau một thời gian suy nghĩ, tôi nhận thấy đây là quyết định tốt nhất cho sự phát triển cá nhân của tôi. Ngày cuối cùng tôi làm việc tại công ty sẽ là [Ngày].

Tôi xin cảm ơn công ty và đặc biệt là anh/chị đã hỗ trợ tôi trong suốt thời gian qua. Tôi đã học hỏi được rất nhiều từ công ty và đồng nghiệp. Mong rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Thông tin liên lạc nếu cần]

3.3. Mẫu email 3: Thông báo nghỉ việc với lý do nghề nghiệp

Tiêu đề: Thông báo nghỉ việc của [Tên bạn]

Nội dung email:

Kính gửi anh/chị [Tên sếp],

Tôi muốn thông báo rằng tôi sẽ nghỉ việc tại [Tên công ty] để theo đuổi cơ hội nghề nghiệp mới. Đây là một quyết định khó khăn nhưng tôi tin rằng đây là bước đi đúng đắn cho sự nghiệp của mình. Ngày cuối cùng tôi làm việc tại công ty sẽ là [Ngày].

Tôi xin chân thành cảm ơn công ty và anh/chị vì đã tạo điều kiện cho tôi phát triển và học hỏi trong suốt thời gian qua. Hy vọng chúng ta sẽ duy trì được mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Thông tin liên lạc nếu cần]

Sau khi hoàn tất quá trình bàn giao, nếu chuẩn bị tìm kiếm cơ hội mới, bạn có thể tham khảo cách gửi CV qua email để hồ sơ được trình bày rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.

4. Những lưu ý khi viết mail xin nghỉ việc

Việc viết mail xin nghỉ việc là một bước quan trọng để thông báo với công ty về quyết định rời đi của bạn. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra suôn sẻ và không gây ấn tượng xấu với sếp và đồng nghiệp, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

4.1. Tránh lý do tiêu cực

Dù bạn có gặp phải những vấn đề không hài lòng hay cảm giác bị đối xử không công bằng, hãy giữ những suy nghĩ này cho riêng mình và không đưa vào trong email. Việc nêu lý do nghỉ việc quá chi tiết hoặc tiêu cực có thể làm xấu đi mối quan hệ giữa bạn và công ty, thậm chí ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân của bạn.

4.2. Giữ thái độ tích cực

Bất kể lý do nghỉ việc là gì, điều quan trọng là bạn luôn phải giữ thái độ tích cực trong email. Một email nghỉ việc với lời lẽ tiêu cực có thể tạo ấn tượng xấu và làm xấu đi mối quan hệ của bạn với công ty. 

Thay vì chỉ trích hay bày tỏ sự không hài lòng, hãy nhấn mạnh những điều bạn đã học hỏi được trong suốt thời gian làm việc và cảm ơn công ty vì những cơ hội đã tạo ra.

4.3. Tuân thủ thời hạn báo trước

Bạn không nên tự áp dụng mốc báo trước cho mọi trường hợp. Hãy kiểm tra loại hợp đồng, quy định hiện hành và quy trình nội bộ để xác định thời hạn phù hợp.

Nếu muốn rời công ty sớm hơn thời hạn cần thiết, bạn nên chủ động trao đổi và chỉ xác nhận ngày nghỉ sau khi đã có sự thống nhất rõ ràng. Một email được viết lịch sự không thay thế nghĩa vụ báo trước hoặc các thủ tục liên quan.

>>> XEM THÊM: KÍCH THƯỚC ẢNH HỒ SƠ XIN VIỆC CHUẨN TRONG SƠ YẾU LÝ LỊCH

5. Những câu hỏi thường gặp khi viết mail xin nghỉ việc

Việc viết email xin nghỉ việc có thể khiến bạn bối rối, đặc biệt khi bạn chưa từng làm điều này trước đó. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến mà nhiều người thường gặp phải khi viết email xin nghỉ việc, cùng với những giải đáp chi tiết.

5.1. Tôi có cần phải nêu rõ lý do nghỉ việc trong email không?

Việc nêu rõ lý do nghỉ việc trong email là một vấn đề tế nhị và tùy thuộc vào hoàn cảnh cũng như mối quan hệ của bạn với công ty và sếp. Dưới đây là một số hướng dẫn giúp bạn quyết định có nên đưa lý do vào email hay không:

• Nếu bạn cảm thấy thoải mái và lý do nghỉ việc của bạn là hợp lý: Bạn có thể cung cấp một lý do chung chung nhưng hợp lý, như việc theo đuổi cơ hội nghề nghiệp mới, lý do cá nhân, hay đơn giản là bạn cần thời gian nghỉ ngơi. Cách này sẽ giúp bạn duy trì tính chuyên nghiệp mà không gây ra sự khó xử cho công ty.
• Nếu lý do nghỉ việc không phù hợp để chia sẻ hoặc có thể gây hiểu lầm (ví dụ: mâu thuẫn, cảm giác không hài lòng): Trong trường hợp này, bạn có thể không cần phải đưa ra lý do chi tiết. Bạn chỉ cần đề cập một cách chung chung như lý do cá nhân hoặc sự nghiệp mà không cần giải thích quá sâu.

Như vậy, bạn không bắt buộc phải nêu rõ lý do nghỉ việc. Tuy nhiên việc cung cấp lý do một cách tế nhị sẽ giúp công ty hiểu rõ hơn về quyết định của bạn mà không cảm thấy bị tổn thương hay bất ngờ.

5.2. Tôi có nên gửi email nghỉ việc cho bộ phận nhân sự không?

Khi quyết định nghỉ việc, nếu công ty có bộ phận nhân sự, bạn nên gửi email nghỉ việc cho bộ phận này để họ có thể làm thủ tục và xử lý hồ sơ nghỉ việc của bạn. Tuy nhiên, đừng quên rằng sếp của bạn là người cần biết thông tin đầu tiên.

5.3. Mấy ngày trước khi nghỉ việc tôi nên gửi email thông báo?

Việc thông báo nghỉ việc nên được thực hiện càng sớm càng tốt để công ty có đủ thời gian chuẩn bị và tìm người thay thế. Thông thường, bạn nên gửi email thông báo ít nhất 2 tuần trước ngày nghỉ việc. Đây là khoảng thời gian hợp lý để bạn hoàn thành công việc và bàn giao cho người khác.

Xem thêm: Cách giới thiệu bản thân khi phỏng vấn ngắn gọn, đúng trọng tâm

Khép lại công việc cũ, chủ động tìm cơ hội mới tại HBR

Một quyết định nghỉ việc có trách nhiệm không chỉ nằm ở cách viết email mà còn thể hiện qua việc tuân thủ quy trình, hoàn thành bàn giao và xác định rõ điều bạn muốn ở chặng đường tiếp theo.

Nếu đang tìm kiếm môi trường đề cao học tập, đổi mới và hiệu quả công việc, bạn có thể khám phá cơ hội tại HBR. Đội ngũ được tiếp cận các hoạt động đào tạo nội bộ, cập nhật kiến thức quản trị, kinh doanh, marketing, nhân sự và ứng dụng AI vào công việc thực tế.

HBR hiện tuyển dụng các vị trí:

• Chuyên viên Chăm sóc khách hàng – Trường Doanh nhân HBR

• Cộng tác viên Content Viral

• Trợ lý Công nghệ – Business Analyst

• Chuyên viên Chính sách – Phúc lợi (C&B)

• Chuyên viên Kế toán thuế

• Chuyên viên Video Editor Animation

Khám phá tất cả vị trí HBR đang tuyển và lựa chọn công việc phù hợp.

6. Kết luận

Một email nghỉ việc chuyên nghiệp cần nêu rõ quyết định, ngày làm việc cuối cùng, kế hoạch bàn giao và đề nghị xác nhận từ người tiếp nhận. Trước khi gửi, hãy kiểm tra hợp đồng, thời hạn báo trước và quy trình của doanh nghiệp để bảo đảm quá trình chấm dứt công việc được thực hiện đầy đủ.

Sau khi hoàn tất chặng đường cũ, bạn có thể xem các cơ hội nghề nghiệp tại HBR và lựa chọn vị trí phù hợp với năng lực cũng như định hướng phát triển tiếp theo.