Việc viết email xin thực tập là bước quan trọng giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Hãy cùng HBR Careers tìm hiểu cách viết email xin thực tập và những lưu ý cần thiết để cách viết email ứng tuyển thực tập trở nên ấn tượng, tăng cơ hội thành công cho sinh viên.
1. Vì sao cần học cách viết email xin thực tập?
Việc viết email xin thực tập là một trong những kỹ năng quan trọng giúp bạn gây ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng. Một email xin thực tập chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự nghiêm túc mà còn giúp bạn nổi bật giữa hàng nghìn ứng viên khác. Cách viết email gửi CV thực tập hợp lý sẽ giúp bạn thể hiện được mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng, đồng thời tạo được sự tin tưởng từ người đọc.
Đặc biệt, đối với sinh viên chưa có kinh nghiệm làm việc, việc biết cách viết email ứng tuyển thực tập đúng chuẩn là cơ hội giúp bạn tiếp cận các công ty, tập đoàn lớn. Khi bạn viết mail xin thực tập một cách chuyên nghiệp, bạn không chỉ thể hiện khả năng giao tiếp mà còn cho thấy bạn thực sự nghiêm túc trong việc phát triển sự nghiệp của mình.
2. Gửi email cho ai và khi nào là phù hợp?
Khi viết email xin thực tập, việc xác định người nhận là rất quan trọng. Bạn nên gửi email đến người phụ trách tuyển dụng hoặc quản lý bộ phận mà bạn muốn thực tập. Nếu không rõ người nhận, bạn có thể tìm thông tin liên hệ qua website của công ty hoặc gọi điện hỏi để đảm bảo gửi đúng người.
Về thời điểm gửi, tốt nhất bạn nên gửi email xin thực tập khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm CV thực tập. Hãy gửi email ít nhất 1-2 tháng trước khi muốn bắt đầu thực tập, giúp nhà tuyển dụng có đủ thời gian xem xét và trả lời. Nếu bạn là sinh viên và muốn biết cách viết email ứng tuyển thực tập, hãy nhớ gửi email đúng thời gian các kỳ tuyển dụng của công ty. Đảm bảo rằng bạn đã viết mail xin thực tập một cách chuyên nghiệp và đúng lúc để tăng cơ hội thành công.
>>> XEM THÊM: THỰC TẬP SINH MARKETING - MỨC THU NHẬP CỦA VỊ TRÍ NÀY LÀ BAO NHIÊU?
3. Cách viết email xin thực tập theo cấu trúc chuẩn chuyên nghiệp
Để viết email xin thực tập đạt hiệu quả cao, bạn cần tuân thủ một cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết email xin thực tập theo từng bước:
3.1. Tiêu đề rõ ràng, đúng trọng tâm
Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên gây ấn tượng. Để thể hiện mục đích rõ ràng, bạn cần sử dụng tiêu đề ngắn gọn và đúng trọng tâm. Ví dụ: "Ứng tuyển thực tập Marketing – [Tên bạn]" hoặc "Cách viết email xin thực tập cho sinh viên: Ứng tuyển vị trí thực tập tại [Tên công ty]".
3.2. Lời chào phù hợp
Lời chào trong email cần thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Nếu bạn biết tên người nhận, hãy chào theo "Kính gửi Anh/Chị [Tên]". Nếu không, bạn có thể dùng "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng".
3.3. Giới thiệu bản thân ngắn gọn
Phần giới thiệu bản thân cần ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm tên, trường học, và ngành học. Ví dụ: "Tôi là [Tên bạn], sinh viên năm 3 ngành Marketing tại trường [Tên trường]". Đây là bước quan trọng trong cách viết email xin thực tập cho sinh viên, giúp người nhận biết bạn là ai và có nền tảng học vấn phù hợp.
3.4. Mục đích và vị trí ứng tuyển
Hãy nêu rõ mục đích và vị trí bạn muốn ứng tuyển. Đảm bảo cách viết email xin thực tập của bạn chính xác và rõ ràng về yêu cầu. Ví dụ: "Tôi xin ứng tuyển vào vị trí thực tập sinh Marketing tại công ty [Tên công ty]".
3.5. Lý do chọn công ty & điểm mạnh
Nêu lý do bạn chọn công ty này và những điểm mạnh của bạn. Đây là phần quan trọng giúp bạn giải thích lý do vì sao bạn viết mail xin thực tập tại công ty này. Ví dụ: "Tôi rất ấn tượng với các dự án Marketing mà công ty đã thực hiện và tin rằng kỹ năng phân tích và sáng tạo của tôi sẽ đóng góp vào sự phát triển của đội ngũ."
3.6. Tài liệu đính kèm (CV, bảng điểm...)
Đừng quên đính kèm các tài liệu như CV thực tập và bảng điểm (nếu có). Đảm bảo các tài liệu này hoàn chỉnh và chuẩn bị kỹ lưỡng. Đây là một phần quan trọng khi bạn viết email gửi CV thực tập.
3.7. Kết thư và lời cảm ơn
Kết thúc email bằng lời cảm ơn và mong muốn có cơ hội trao đổi thêm. Ví dụ: "Cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi rất mong có cơ hội trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn." Đừng quên ghi đầy đủ thông tin liên lạc của bạn ở phần cuối email.
Với các bước trên, bạn sẽ nắm được cách viết email xin thực tập chuẩn mực, giúp bạn gây ấn tượng và tăng cơ hội thành công khi viết email ứng tuyển thực tập. Những lưu ý này cũng cực kỳ hữu ích cho các sinh viên khi tìm kiếm cơ hội thực tập trong các công ty, giúp bạn có một email xin thực tập chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
>>> XEM THÊM: BÍ KÍP TRẢ LỜI CÂU HỎI "TẠI SAO BẠN LẠI CHỌN CÔNG TY CHÚNG TÔI"
4. Mẫu email xin thực tập theo ngành
Việc viết email xin thực tập có thể thay đổi tùy theo ngành nghề bạn ứng tuyển. Dưới đây là các mẫu email xin thực tập dành cho từng ngành nghề, giúp bạn dễ dàng áp dụng và gửi đúng chuẩn.
4.1. Kinh tế – Marketing
Marketing là một ngành nghề năng động và sáng tạo, yêu cầu sinh viên không chỉ có kiến thức lý thuyết mà còn cần kỹ năng phân tích và sáng tạo trong chiến lược truyền thông. Khi viết email xin thực tập trong ngành này, bạn cần thể hiện sự đam mê với marketing, sự sáng tạo, và khả năng làm việc nhóm.
Mẫu:
Tiêu đề: Ứng tuyển thực tập Marketing – [Tên bạn]
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],
Em là [Tên bạn], sinh viên năm 3 ngành Marketing tại trường [Tên trường]. Em viết email này để ứng tuyển vào vị trí thực tập sinh Marketing tại công ty [Tên công ty]. Với niềm đam mê và kiến thức chuyên môn về Marketing, em tin rằng em có thể đóng góp vào các chiến lược marketing của công ty.
Em đã hoàn thành các khóa học về Marketing trực tuyến và tham gia nhiều dự án nhóm, nơi em học được cách phân tích thị trường và xây dựng chiến dịch quảng cáo. Em rất mong có cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng tại công ty của quý anh/chị.
Em đã đính kèm CV và bảng điểm của mình để quý công ty tham khảo. Cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của em.
Rất mong được trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn.
Trân trọng,
[Tên bạn]
[Thông tin liên lạc]
4.2. Công nghệ thông tin
Ngành Công nghệ thông tin đòi hỏi sinh viên không chỉ có kiến thức vững về lập trình, phát triển phần mềm mà còn cần khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. Viết email xin thực tập trong ngành này cần thể hiện rõ sự am hiểu về các ngôn ngữ lập trình và khả năng làm việc trong môi trường công nghệ.
Mẫu:
Tiêu đề: Ứng tuyển thực tập lập trình viên – [Tên bạn]
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],
Em là [Tên bạn], hiện là sinh viên năm 3 ngành Công nghệ thông tin tại trường [Tên trường]. Em rất hứng thú với cơ hội thực tập tại công ty [Tên công ty] và mong muốn ứng tuyển vào vị trí thực tập sinh lập trình viên.
Trong suốt quá trình học, em đã được đào tạo về các ngôn ngữ lập trình như Python, Java, và SQL. Em cũng đã tham gia một số dự án lập trình nhóm tại trường, giúp em nâng cao kỹ năng làm việc nhóm và phát triển phần mềm.
Kèm theo email này là CV và bảng điểm của em. Mong quý công ty xem xét và cho em cơ hội thực tập để học hỏi thêm từ đội ngũ chuyên nghiệp tại công ty.
Trân trọng,
[Tên bạn]
[Thông tin liên lạc]
4.3. Tài chính – Kế toán
Ngành Tài chính – Kế toán yêu cầu sinh viên không chỉ hiểu rõ các nguyên lý tài chính mà còn phải có khả năng phân tích và xử lý dữ liệu chính xác. Khi xin thực tập trong ngành này, bạn cần thể hiện sự tỉ mỉ, khả năng làm việc với con số và sự am hiểu về các công cụ tài chính, kế toán.
Tiêu đề: Ứng tuyển thực tập tài chính – kế toán – [Tên bạn]
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],
Em là [Tên bạn], sinh viên năm 3 ngành Tài chính – Kế toán tại trường [Tên trường]. Em xin ứng tuyển vào vị trí thực tập sinh tại bộ phận Tài chính – Kế toán của công ty [Tên công ty].
Với nền tảng vững vàng về lý thuyết tài chính và kế toán, em đã học được cách sử dụng phần mềm kế toán và thực hiện các phân tích tài chính cơ bản. Em rất mong có cơ hội thực hành và phát triển kỹ năng của mình tại công ty của quý anh/chị.
Kèm theo email này là CV và bảng điểm của em. Em hy vọng sẽ được trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn.
Trân trọng,
[Tên bạn]
[Thông tin liên lạc]
4.4. Mẫu chung cho sinh viên chưa có kinh nghiệm
Dù bạn chưa có kinh nghiệm thực tế, vẫn có nhiều cơ hội thực tập dành cho bạn nếu bạn thể hiện được sự ham học hỏi, sự nhiệt huyết và khả năng tiếp thu nhanh. Mẫu email dưới đây là dành cho các sinh viên chưa có kinh nghiệm nhưng vẫn muốn xin thực tập.
Mẫu:
Tiêu đề: Ứng tuyển thực tập sinh – [Tên bạn]
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],
Em là [Tên bạn], hiện là sinh viên năm [số năm học] tại trường [Tên trường]. Mặc dù em chưa có kinh nghiệm thực tế, nhưng em rất mong muốn được thực tập tại công ty [Tên công ty] để học hỏi và phát triển kỹ năng trong môi trường chuyên nghiệp.
Trong quá trình học, em đã trang bị cho mình các kiến thức cơ bản và tham gia các dự án nhóm, nơi em học được cách làm việc hiệu quả và giải quyết vấn đề. Em tin rằng với sự nhiệt huyết và khả năng học hỏi nhanh, em sẽ đóng góp được vào công việc tại công ty.
Em đã đính kèm CV và bảng điểm để quý công ty tham khảo. Cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của em.
Trân trọng,
[Tên bạn]
[Thông tin liên lạc]
5. Lỗi thường gặp trong cách viết email xin thực tập
Khi viết email xin thực tập, có một số lỗi phổ biến mà sinh viên thường mắc phải. Những lỗi này không chỉ làm giảm cơ hội được nhận thực tập mà còn khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Để tránh các sai lầm này, bạn cần lưu ý các yếu tố quan trọng trong cách viết email gửi CV thực tập và các chi tiết trong nội dung email.
5.1. Email thiếu chuyên nghiệp
Một trong những lỗi lớn nhất khi viết email xin thực tập cho sinh viên là thiếu sự chuyên nghiệp. Cách viết email xin thực tập phải thể hiện sự nghiêm túc và tôn trọng người nhận. Việc sử dụng ngôn ngữ quá thân mật hoặc thiếu lịch sự có thể làm giảm giá trị của email và khiến bạn bị loại ngay từ vòng đầu.
Để tránh điều này, hãy viết mail xin thực tập rõ ràng, nghiêm túc và đúng mực. Việc sử dụng từ ngữ lịch sự và cấu trúc email hợp lý sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
5.2. Tiêu đề không rõ ràng
Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy. Nếu tiêu đề không rõ ràng hoặc không phản ánh đúng mục đích của email, nhà tuyển dụng có thể sẽ không mở email của bạn.
Khi viết email ứng tuyển thực tập, bạn nên làm tiêu đề cụ thể và dễ hiểu, chẳng hạn như: "Ứng tuyển thực tập Marketing – [Tên bạn]". Điều này giúp nhà tuyển dụng nhận diện ngay nội dung và mục đích của email.
5.3. Nội dung dài dòng
Một lỗi phổ biến trong cách viết email xin thực tập là để nội dung quá dài dòng và không đi thẳng vào vấn đề. Nhà tuyển dụng thường không có nhiều thời gian để đọc những email quá dài, vì vậy hãy đảm bảo email của bạn phải ngắn gọn và súc tích.
Khi viết email gửi CV thực tập, hãy tóm tắt các thông tin quan trọng, như mục đích xin thực tập, lý do bạn phù hợp với vị trí và các kỹ năng nổi bật. Đừng quá lan man, chỉ cần một vài câu ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin.
5.4. Quên đính kèm tài liệu
Một lỗi thường gặp khác khi viết email xin thực tập là quên đính kèm các tài liệu quan trọng như CV, bảng điểm hoặc thư giới thiệu. Việc này có thể khiến bạn mất đi cơ hội để nhà tuyển dụng đánh giá khả năng của bạn.
Để tránh lỗi này, trước khi nhấn gửi, hãy chắc chắn rằng bạn đã đính kèm tất cả các tài liệu cần thiết. Một gợi ý nhỏ là ghi trong nội dung email rằng bạn đã đính kèm các tài liệu như CV và bảng điểm, để nhà tuyển dụng không bị bỏ sót thông tin.
5.5. Gửi nhầm tên, copy-paste
Lỗi cuối cùng mà nhiều bạn gặp phải là gửi nhầm tên hoặc copy-paste email từ mẫu có sẵn mà không thay đổi thông tin phù hợp. Nếu bạn gửi email với tên công ty hoặc tên người nhận sai, hay sử dụng mẫu email quá chung chung, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng nhận ra và đánh giá thấp sự cẩn thận của bạn.
Khi viết email xin thực tập cho sinh viên, hãy chắc chắn rằng bạn đã cá nhân hóa email đúng cách, thay đổi các chi tiết cụ thể như tên người nhận, tên công ty và vị trí ứng tuyển. Điều này sẽ giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn và tăng cơ hội được hồi đáp.
>>> XEM THÊM: TÌM VIỆC LÀM MARKETING - CƠ HỘI TUYỂN DỤNG VÀ CHIẾN LƯỢC THÀNH CÔNG
6. Mẹo giúp email xin thực tập thêm nổi bật
Để email xin thực tập của bạn thật sự ấn tượng, bạn cần lưu ý một số mẹo nhỏ nhưng hiệu quả. Dưới đây là những bí quyết giúp cách viết email xin thực tập của bạn nổi bật hơn.
6.1. Cá nhân hóa nội dung
Khi viết email xin thực tập cho sinh viên, đừng dùng những mẫu email chung chung. Hãy cá nhân hóa nội dung bằng cách đề cập đến tên công ty và lý do bạn muốn thực tập tại đó. Điều này giúp bạn thể hiện sự quan tâm thật sự.
6.2. Soát lỗi, trình bày sạch đẹp
Trước khi gửi, hãy soát lỗi và đảm bảo email của bạn không có sai sót về chính tả hay ngữ pháp. Viết email gửi CV thực tập rõ ràng, ngắn gọn và dễ đọc sẽ tạo ấn tượng tốt hơn.
6.3. Thêm chữ ký chuyên nghiệp
Thêm chữ ký chuyên nghiệp ở cuối email, bao gồm tên, số điện thoại và liên kết đến LinkedIn (nếu có). Điều này giúp bạn trông chuyên nghiệp và dễ dàng liên hệ.
6.4. Gửi đúng thời điểm
Gửi email vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều để đảm bảo email không bị bỏ sót. Đảm bảo bạn gửi đúng thời gian quy định nếu có hạn nộp hồ sơ.
6.5. Gửi follow-up khi cần
Nếu sau 1-2 tuần bạn chưa nhận được phản hồi, hãy gửi một email follow-up lịch sự để nhắc nhở nhà tuyển dụng. Điều này cho thấy bạn thật sự quan tâm đến cơ hội thực tập.
7. Tổng kết
Nắm vững cách viết email xin thực tập giúp bạn tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội được nhận. Chỉ cần trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp, đính kèm đầy đủ tài liệu và gửi đúng thời điểm – bạn đã đi được một nửa chặng đường đến buổi phỏng vấn rồi.
