Bạn có biết phòng hành chính nhân sự chính là “xương sống” vận hành của mỗi doanh nghiệp? Không chỉ thực hiện công tác tuyển dụng hay chấm công, bộ phận này còn giữ vai trò quan trọng trong xây dựng văn hóa và phát triển nhân lực. Cùng HBR Careers khám phá chi tiết chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự và lý do vì sao đây là vị trí đang được tuyển dụng nhiều nhất trong hệ sinh thái HBR!
1. Phòng hành chính nhân sự là gì? Vai trò của phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự là bộ phận giữ vai trò “xương sống” trong mỗi tổ chức nơi đảm nhiệm cả việc quản lý con người (nhân sự) lẫn vận hành nội bộ (hành chính).
Không ít người từng nhầm lẫn giữa ba khái niệm: HR, hành chính và tổng vụ. Tuy nhiên, mỗi cụm từ mang sắc thái và phạm vi công việc khác nhau:
- HR (Human Resources): Thuần về quản lý nguồn nhân lực tức là các công việc như tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, hiệu suất, quan hệ lao động…
- Hành chính: Phụ trách vận hành, quản trị cơ sở vật chất, văn phòng phẩm, hồ sơ, công văn, hỗ trợ các phòng ban trong hoạt động thường nhật.
- Tổng vụ: Là khái niệm mang tính bao quát, thường gặp ở các doanh nghiệp Nhật Bản, chỉ bộ phận kiêm nhiệm cả HR lẫn hành chính, đôi khi còn thêm công việc như kế toán nội bộ hoặc truyền thông nội bộ.
Tùy vào quy mô công ty, ba vai trò trên có thể được tách riêng hoặc gom chung thành một phòng ban: Phòng Hành Chính Nhân Sự.
>>> XEM THÊM: KINH NGHIỆM PHỎNG VẤN ONLINE CHUẨN TỪ A - Z GHI ĐIỂM NHÀ TUYỂN DỤNG
2. Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò trung tâm trong vận hành doanh nghiệp là nơi vừa phụ trách tổ chức nhân sự, vừa đảm bảo tính ổn định của các công tác hành chính nội bộ. Dưới đây là phân tích chi tiết về chức năng và nhiệm vụ cụ thể của phòng ban này trong mọi tổ chức.
2.1. 5 Chức năng của phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự thường được cấu trúc dựa trên 5 chức năng chính, bao gồm:
Khía cạnh hành chính: phòng này đảm bảo mọi hoạt động nội bộ như quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, điều phối trang thiết bị, cơ sở vật chất… đều được tổ chức nhịp nhàng, đúng quy trình.
Khía cạnh nhân sự:
- Tuyển dụng và đào tạo: Tìm kiếm, sàng lọc và phát triển nhân lực phù hợp với định hướng chiến lược của công ty.
- Quản lý hiệu suất và lương thưởng: Theo dõi kết quả công việc, đề xuất chính sách đãi ngộ, xử lý lương – thưởng – phúc lợi.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn, thúc đẩy sự gắn bó của nhân viên.
- Truyền thông nội bộ: Đảm bảo thông tin từ ban lãnh đạo được truyền đạt rõ ràng, chính xác tới toàn thể nhân viên.
2.2 Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
Dưới đây là 8 nhiệm vụ tiêu biểu thể hiện đầy đủ vai trò và chức năng của phòng hành chính nhân sự trong doanh nghiệp:
2.2.1 Quản lý công nhác nhân sự / nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Đây là một trong những chức năng cốt lõi của phòng HCNS – đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nhân sự phù hợp, được bố trí và phát triển đúng cách. Công việc này bao gồm toàn bộ chu trình quản trị nguồn nhân lực, từ tuyển dụng đến nghỉ việc.
- Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự mới
- Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho từng vị trí
- Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quyết định nhân sự
- Đánh giá hiệu suất làm việc, xử lý vi phạm, điều chuyển công tác
2.2.2 Quản lý các công tác hành chính
Đây là nền tảng hậu cần cho toàn bộ hoạt động nội bộ. Nhờ hệ thống hành chính vận hành tốt, doanh nghiệp mới có thể duy trì sự ổn định, chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí vận hành.
- Quản lý văn thư, tài sản cố định, thiết bị văn phòng
- Điều phối các hoạt động nội bộ: họp hành, sự kiện, công tác phí
- Duy trì kỷ luật nội bộ, đảm bảo văn phòng hoạt động hiệu quả
2.2.3 Quản lý truyền thông trong doanh nghiệp
Thông tin nội bộ cần được truyền tải rõ ràng, kịp thời và đúng định hướng. Phòng HCNS là đầu mối quản lý các kênh thông tin, giữ cho mọi bộ phận luôn kết nối với chiến lược và tinh thần của doanh nghiệp.
- Quản lý bảng tin, email, phần mềm truyền thông nội bộ
- Truyền đạt các thông báo, chính sách, thông tin định hướng
- Phối hợp tổ chức hoạt động truyền thông nội bộ: bản tin, video, ấn phẩm
2.2.4 Xây dựng chính sách và thủ tục pháp lý
Phòng HCNS đảm bảo hoạt động nhân sự tuân thủ quy định pháp luật và nội quy doanh nghiệp. Các chính sách nhân sự cần rõ ràng, công bằng và được cập nhật thường xuyên theo luật mới.
- Soạn thảo, cập nhật nội quy, quy chế, chính sách nhân sự
- Thiết lập quy trình tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng, thôi việc
- Tư vấn pháp lý nội bộ liên quan đến lao động và quan hệ lao động
>>> XEM THÊM: KINH NGHIỆM PHỎNG VẤN ONLINE CHUẨN TỪ A - Z GHI ĐIỂM NHÀ TUYỂN DỤNG
2.2.5 Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự
Không chỉ điều hành chung, trưởng bộ phận HCNS còn phải đảm bảo đội ngũ nhân viên trong phòng làm việc hiệu quả, phân công rõ ràng và phối hợp tốt với các phòng ban khác.
- Phân công công việc theo chức năng từng nhân sự trong phòng
- Đào tạo nâng cao kỹ năng hành chính – nhân sự nội bộ
- Giám sát chất lượng công việc, thái độ và năng lực nhân viên HCNS
2.2.6 Quản lý lương thưởng & phúc lợi
Đây là yếu tố then chốt để giữ chân nhân viên, thúc đẩy hiệu quả làm việc và xây dựng một môi trường công bằng, minh bạch.
- Tính lương – thưởng – phụ cấp kịp thời, chính xác
- Quản lý chế độ BHXH, BHYT, nghỉ phép, thai sản
- Giải quyết khiếu nại, phản ánh liên quan đến quyền lợi
2.2.7 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Phòng HCNS là "người gìn giữ tinh thần" cho tổ chức, góp phần lan tỏa giá trị cốt lõi và tạo không gian làm việc tích cực, gắn kết.
- Tổ chức các hoạt động như sinh nhật, teambuilding, kỷ niệm
- Phối hợp xây dựng và lan tỏa bộ giá trị văn hóa doanh nghiệp
- Đào tạo nhận thức văn hóa cho nhân viên mới và toàn thể nhân viên
2.2.8 Quản lý các tài sản, thiết bị của doanh nghiệp
Bên cạnh con người, tài sản cũng là nguồn lực quý giá cần được kiểm soát chặt chẽ để hạn chế thất thoát, hư hỏng và đảm bảo vận hành hiệu quả.
- Theo dõi, kiểm kê tài sản cố định định kỳ
- Phân phối, bàn giao, thu hồi thiết bị theo quy trình
- Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa thiết bị định kỳ
Tại sao nên chọn HBR Careers nếu bạn đang theo đuổi nghề nhân sự?
Bên cạnh việc hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự, điều quan trọng hơn cả chính là môi trường bạn lựa chọn để phát triển sự nghiệp.
Tại HBR Holdings – hệ sinh thái giáo dục và tư vấn quản trị hàng đầu Việt Nam, văn hóa doanh nghiệp được xây dựng dựa trên giá trị cốt lõi Learning Culture (Văn hoá học tập liên tục).
Toàn bộ nhân sự tại HBR đều có cơ hội tham gia các khóa học bài bản, được tài trợ hoàn toàn về tư duy, kỹ năng, quản trị doanh nghiệp, nhân sự, sales – marketing… HBR tạo điều kiện để mỗi cá nhân không ngừng vươn lên, vượt qua giới hạn bản thân và trở thành những leader trẻ – CEO start-up tương lai.
Đặc biệt, bạn còn có cơ hội làm việc và học hỏi trực tiếp từ các chuyên gia hàng đầu như Giáo sư Dave Ulrich, TS. Alok Bharadwaj, TS. Lê Thẩm Dương, ThS. Phạm Thu Thủy – những người đã định hình nên tư duy quản trị và nhân sự hiện đại tại châu Á và Việt Nam.
👉 Tham khảo ngay các vị trí nhân sự đang mở tuyển tại: https://careers.hbr.edu.vn
3. Cơ cấu tổ chức và vai trò từng vị trí trong phòng hành chính nhân sự
3.1. Sơ đồ tổ chức theo cấp bậc
Mô hình theo cấp bậc giúp xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình thăng tiến trong nội bộ phòng HCNS.
Giám đốc hành chính nhân sự (HR Director)
- Định hướng chiến lược nhân sự cho toàn công ty
- Chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với CEO/Ban giám đốc
- Kiểm soát ngân sách, hoạch định chính sách nhân sự tổng thể
Trưởng phòng hành chính nhân sự (HR Manager)
- Triển khai chiến lược, giám sát hoạt động hàng ngày của phòng
- Phối hợp với các phòng ban để xử lý vấn đề nhân sự – hành chính
- Quản lý trực tiếp đội ngũ nhân viên HCNS
Chuyên viên/nhân viên hành chính nhân sự (HR Officer/Staff)
- Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn: tuyển dụng, hồ sơ, tính lương
- Giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày theo phân công
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, đào tạo, hoạt động nội bộ
3.2. Phân chia theo chức năng, chuyên môn
Ngoài cấp bậc, phòng HCNS còn được chia nhỏ theo chức năng để đảm bảo chuyên môn hóa đặc biệt trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.
Dưới đây là câu trả lời cho câu hỏi “phòng nhân sự gồm những bộ phận nào” theo chức năng:
Bộ phận tuyển dụng
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đăng tin, sàng lọc hồ sơ
- Phỏng vấn, làm việc với các đơn vị cung ứng nhân lực
- Theo dõi thử việc, đánh giá nhân sự mới
Bộ phận đào tạo và phát triển
- Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ – bên ngoài
- Đánh giá năng lực, đề xuất lộ trình phát triển nhân viên
- Quản lý ngân sách và hiệu quả đào tạo
Bộ phận hành chính – văn thư
- Quản lý văn bản, tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm
- Điều phối hậu cần các sự kiện nội bộ
- Kiểm soát tuân thủ nội quy, văn hóa làm việc
Bộ phận tiền lương và phúc lợi
- Tính lương, thưởng, làm bảng chấm công
- Quản lý bảo hiểm, thuế TNCN, chế độ nghỉ phép
- Giải đáp quyền lợi nhân viên, xử lý khiếu nại
>>> XEM THÊM: LƯƠNG CHUYÊN VIÊN MARKETING BAO NHIÊU? UPDATE MỚI NHẤT 2025!
4. KPI thông thường của phòng hành chính nhân sự
Tương tự các phòng ban khác trong doanh nghiệp, phòng hành chính nhân sự cũng sở hữu những chỉ số đánh giá hiệu quả công việc riêng biệt. Đây là công cụ quan trọng để kiểm soát hiệu suất và tối ưu hóa 5 chức năng của phòng nhân sự một cách rõ ràng và minh bạch.
- Chỉ số tuyển dụng: Đo lường hiệu quả của công tác tuyển dụng, bao gồm: số lượng vị trí tuyển thành công, thời gian tuyển dụng trung bình, chi phí cho mỗi ứng viên và tỷ lệ ứng viên vượt qua giai đoạn thử việc.
- Chỉ số đào tạo: Đánh giá chất lượng và mức độ hiệu quả của các chương trình đào tạo nội bộ, với các tiêu chí như: số lượng nhân viên tham gia đào tạo, thời lượng đào tạo, chi phí trên mỗi khóa học, và mức độ hài lòng sau đào tạo.
- Chỉ số giữ chân nhân sự: Phản ánh mức độ ổn định nhân sự, bao gồm: tỷ lệ nghỉ việc hàng tháng/quý/năm, thời gian làm việc trung bình, và chi phí bổ sung để thay thế nhân viên rời đi.
- Chỉ số quản lý ngân sách: Được sử dụng để đo lường khả năng kiểm soát chi phí, so sánh giữa ngân sách dự kiến và thực tế trong các hoạt động hành chính – nhân sự.
- Chỉ số phát triển nhân tài: Đo lường tiềm năng phát triển nội bộ, bao gồm: tỷ lệ nhân viên thăng tiến, tỷ lệ nhân viên có kế hoạch nghề nghiệp cá nhân, và mức độ hài lòng với lộ trình phát triển.
Qua bài viết trên, HBR Careers đã cung cấp cái nhìn toàn diện về chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự – một bộ phận đóng vai trò then chốt trong vận hành doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi phát huy tối đa năng lực nhân sự, đừng bỏ lỡ các cơ hội tại HBR Careers!
ỨNG TUYỂN NGAY HBR CAREERS – NHIỀU VỊ TRÍ NHÂN SỰ HẤP DẪN!
