Trong bối cảnh quản trị nhân sự hiện đại, hồ sơ nhân sự không chỉ là tập hợp giấy tờ mà còn là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả.
Việc hiểu rõ hồ sơ nhân sự gồm những gì, cùng với các quy định về quản lý hồ sơ nhân sự là chìa khóa để đảm bảo tính pháp lý, bảo vệ quyền lợi người lao động và xây dựng một hệ thống quản trị chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về vấn đề này.
1. Hồ sơ nhân sự là gì? Tại sao quản lý hồ sơ nhân sự lại quan trọng?
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu và thông tin của nhân viên, được lưu trữ một cách có hệ thống để phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp.
Đây là bộ hồ sơ lưu giữ thông tin thực tế về nhân sự, giúp doanh nghiệp quản trị các vấn đề liên quan.
Hồ sơ nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong việc đánh giá, tuyển dụng, đào tạo, thăng chức, lương bổng và các chế độ phúc lợi khác của người lao động.
Việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một hệ thống hồ sơ khoa học giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu nguy cơ thất lạc tài liệu.
Ngoài ra, hồ sơ nhân sự đầy đủ còn là bằng chứng xác thực về mối quan hệ lao động, giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho cả doanh nghiệp và người lao động khi xảy ra tranh chấp. Một quy trình quản lý hồ sơ chuyên nghiệp cũng góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
2. Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì? Các thành phần chính trong bộ hồ sơ nhân sự chuẩn
Một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Thành phần của hồ sơ sẽ có sự khác biệt tùy theo đối tượng lao động.
2.1 Đối với người lao động thử việc
Bộ hồ sơ dành cho lao động thử việc yêu cầu các giấy tờ cơ bản để xác nhận thông tin cá nhân và trình độ ban đầu. Các tài liệu chính bao gồm:
- Đơn xin việc, Sơ yếu lý lịch của người lao động.
- Bản sao CMND/CCCD có công chứng.
- Giấy tờ chứng minh trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ thuật của người lao động.
- Giấy khám sức khỏe.
- Giấy tờ về lương, thưởng, phụ cấp.
- Giấy tờ về nghỉ phép, nghỉ ốm.
- Giấy tờ về khen thưởng, kỷ luật.
- Giấy tờ đánh giá kết quả thử việc.
- Giấy tờ về quá trình công tác trước đó của người lao động (nếu có)
- Hợp đồng lao động thử việc.
2.2 Đối với người lao động chính thức
Hồ sơ của nhân viên chính thức sẽ được bổ sung các giấy tờ phát sinh trong quá trình làm việc, xây dựng dựa trên bộ hồ sơ thử việc. Các giấy tờ cần thiết bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức.
- Các quyết định bổ nhiệm, thăng cấp, tăng lương.
- Giấy tờ khác liên quan đến việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển của người lao động.
- Phụ lục hợp đồng lao động (nếu có).
- Giấy tờ liên quan đến tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Giấy tờ về nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản, sinh con, v.v.
- Giấy tờ về khen thưởng, thi đua
- Giấy tờ về đào tạo, bồi dưỡng
- Giấy tờ về tham gia các hoạt động đoàn thể, xã hội
- Giấy tờ về tuyển dụng, tuyển chọn cán bộ, công chức
- Giấy tờ về kỷ luật lao động
- Giấy tờ về nghỉ hưu, trợ cấp thôi việc
- Giấy tờ về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Giấy tờ về giải quyết tranh chấp lao động
- Giấy tờ khác theo quy định của pháp luật
>>> XEM THÊM: "TẤT TẦN TẬT" VỀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
2.3 Đối với người lao động dưới 15 tuổi
Doanh nghiệp sử dụng lao động dưới 15 tuổi phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về pháp lý. Ngoài các giấy tờ chung, hồ sơ cần có:
- Văn bản đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp.
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật.
- Giấy tờ chứng nhận sức khỏe.
Việc quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật là kỹ năng cốt lõi giúp các chuyên gia HR khẳng định giá trị bản thân. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội để phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này, hãy truy cập HBR Careers để khám phá những vị trí hấp dẫn nhất.
TÌM KIẾM CƠ HỘI NGHỀ NGHIỆP CÙNG HBR CAREERS NGAY!
3. Cập nhập quy định về quản lý hồ sơ nhân sự mới nhất
Mặc dù chưa có quy định mới nào về quản lý hồ sơ nhân sự được ban hành trong năm 2025, các doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ những quy định hiện hành đã có hiệu lực. Các văn bản pháp luật này là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm của mình.
Theo Thông tư 10/2022/TT-BNV, thời gian lưu trữ tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được quy định như sau:
- Hồ sơ tiếp nhận, điều động, kỷ luật: Thời hạn 20 năm.
- Hồ sơ thôi việc, chuyển công tác: Thời hạn 20 năm.
- Hồ sơ về tai nạn lao động: Thời hạn vĩnh viễn với vụ nghiêm trọng và 20 năm với vụ không nghiêm trọng.
Bên cạnh đó, Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng quy định chi tiết về sổ quản lý lao động. Trong vòng 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động.
Sổ này cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản về người lao động như họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi cư trú, số CCCD, trình độ chuyên môn, vị trí việc làm và thời điểm bắt đầu làm việc.
>>> XEM THÊM: KINH NGHIỆM PHỎNG VẤN ONLINE CHUẨN TỪ A - Z GHI ĐIỂM NHÀ TUYỂN DỤNG
4. Quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự khoa học
Để công tác quản lý hồ sơ nhân sự trở nên hiệu quả và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình khoa học. Quy trình này bao gồm ba bước chính:
4.1 Phân loại hồ sơ
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tạo ra một hệ thống hồ sơ logic. Doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ theo nhiều tiêu chí như:
- Theo loại hồ sơ: Hồ sơ chung, hồ sơ quản lý lao động, hồ sơ lưu trữ.
- Theo đối tượng: Hồ sơ nhân viên chính thức, thử việc hoặc dưới 15 tuổi.
- Theo thời gian: Hồ sơ hiện hành hoặc hồ sơ đã hết hiệu lực.
4.2 Sắp xếp hồ sơ
Sau khi đã phân loại, việc sắp xếp hồ sơ cần được thực hiện một cách có trật tự. Doanh nghiệp nên chuẩn bị không gian lưu trữ phù hợp (tủ, kệ, phần mềm) và sử dụng bìa hồ sơ, nhãn dán để dễ dàng phân biệt.
Hồ sơ nên được sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định, chẳng hạn như theo thứ tự bảng chữ cái, theo phòng ban, hoặc theo năm tháng để thuận tiện cho việc tra cứu.
4.3 Lưu trữ và quản lý
Đối với hồ sơ giấy, cần lưu trữ ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh các yếu tố gây hư hại. Các hồ sơ quan trọng nên được scan và lưu trữ trên hệ thống máy tính của công ty để tránh rủi ro mất mát.
Ngoài ra, cần định kỳ kiểm tra, rà soát và cập nhật hồ sơ khi có thay đổi. Việc này giúp đảm bảo thông tin luôn chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật về thời gian lưu trữ.
5. Các phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả
Với sự phát triển của công nghệ, các phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự ngày càng đa dạng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình. Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau:
5.1 Lưu trữ truyền thống (Bằng tài liệu giấy)
Đây là phương pháp lâu đời và phổ biến, đặc biệt tại các công ty nhỏ và vừa. Hồ sơ được lưu trữ trong các tủ, bìa hồ sơ.
Ưu điểm là dễ sử dụng, không tốn chi phí đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, nhược điểm là dễ bị hư hỏng, mất mát và khó khăn trong việc tìm kiếm, tra cứu thông tin nhanh chóng.
5.2 Lưu trữ số hóa (Trên hệ thống điện tử)
Phương pháp này giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ tài liệu giấy sang file điện tử để lưu trữ. Đây là một giải pháp hiện đại mang lại nhiều lợi thế vượt trội:
- Phần mềm quản lý nhân sự (HRM):
Đây là giải pháp chuyên nghiệp nhất, cho phép lưu trữ thông tin một cách khoa học, dễ dàng cập nhật và tìm kiếm.
Phần mềm còn hỗ trợ các tính năng báo cáo, phân tích dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo bảo mật cao hơn.
- Lưu trữ trên đám mây:
Các công cụ như Google Drive, OneDrive là giải pháp linh hoạt, cho phép truy cập hồ sơ mọi lúc mọi nơi.
Phương pháp này phù hợp cho việc chia sẻ và cộng tác, đồng thời có tính bảo mật cao, hạn chế rủi ro mất dữ liệu do thiên tai hoặc hỏng hóc phần cứng.
5.3 Lưu trữ hợp nhất
Đây là sự kết hợp giữa phương pháp truyền thống và hiện đại. Các tài liệu quan trọng, có giá trị pháp lý cao sẽ được lưu trữ bằng bản giấy.
Trong khi đó, các thông tin khác sẽ được số hóa và quản lý trên phần mềm hoặc hệ thống điện tử để tiện lợi cho công việc hàng ngày.
>>> XEM THÊM: TÌM VIỆC LÀM MARKETING - CƠ HỘI TUYỂN DỤNG VÀ CHIẾN LƯỢC THÀNH CÔNG
Việc quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ là một nhiệm vụ hành chính đơn thuần mà còn là nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động quản trị con người. Một hệ thống hồ sơ khoa học, đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền lợi đôi bên và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. HBR Careers hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn xây dựng quy trình quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
