Nhận được thư mời phỏng vấn là một tín hiệu đáng mừng trên hành trình chinh phục công việc mơ ước. Tuy nhiên, việc phản hồi một cách chuyên nghiệp bằng tiếng Anh là bước quan trọng để tạo ấn tượng ban đầu mạnh mẽ. Cùng HBR Careers khám phá công thức chuẩn để viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh và nắm chắc cơ hội nhé!
TÌM VIỆC LIỀN TAY, ĐI LÀM NGAY!
1. Tầm quan trọng của email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh
Phản hồi thư mời phỏng vấn một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp là bước đi đầu tiên thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng.
Việc viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh kịp thời khẳng định sự nghiêm túc của bạn với cơ hội việc làm, tạo dựng ấn tượng tích cực ban đầu và khẳng định phong thái chuyên nghiệp trong mọi tình huống.
Ngoài ra, hành động này còn giúp bạn xác nhận lại các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm hay hình thức phỏng vấn, đảm bảo sự rõ ràng và tránh mọi hiểu lầm không đáng có.
Đây cũng là một cách khéo léo để bạn thể hiện kỹ năng giao tiếp tiếng Anh qua văn bản, chứng tỏ sự chỉn chu và khả năng sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp của mình.
Một email phản hồi được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ là nền tảng vững chắc cho một buổi phỏng vấn thành công.
>>> XEM THÊM: ĐI PHỎNG VẤN MANG THEO GÌ? CHECKLIST CẦN CHUẨN BỊ CHUYÊN NGHIỆP
2. Công thức chuẩn để viết email xác nhận phỏng vấn
Để biết cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, việc nắm vững cấu trúc chuẩn mực là điều cần thiết. Một email được trình bày khoa học sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin và đánh giá cao sự chỉn chu của bạn.
2.1 Tiêu đề (Subject Line)
Tiêu đề email đóng vai trò như "bộ mặt" của bức thư, giúp nhà tuyển dụng nhận diện nhanh chóng mục đích và người gửi.
Một tiêu đề rõ ràng, chứa đủ thông tin cần thiết sẽ đảm bảo email của bạn không bị bỏ sót giữa hàng trăm thư khác. Hãy sử dụng cú pháp chuẩn bao gồm tên vị trí ứng tuyển và họ tên của bạn.
Ví dụ:
- Accepting Interview Invitation - [Your Name] for [Job Title]
Ví dụ cụ thể: Accepting Interview Invitation - Tran Thi Mai Anh for Digital Marketing Specialist
- Scheduled Interview for [Job Title] - Confirmation by [Your Name]
Ví dụ cụ thể: Scheduled Interview for Software Engineer - Confirmation by Le Van Hung
2.2 Lời chào (Salutation)
Phần lời chào thể hiện sự tôn trọng và tạo thiện cảm ngay từ đầu. Ưu tiên chào đích danh người đã gửi thư mời phỏng vấn (Dear Mr./Ms. [Tên người tuyển dụng]), điều này cho thấy bạn đã tìm hiểu kỹ và quan tâm đến chi tiết.
Nếu không biết tên cụ thể của người nhận, bạn có thể dùng:
- Dear Recruitment Manager
- Dear Hiring Committee
2.3 Lời cảm ơn nhà tuyển dụng
Sau lời chào, hãy bày tỏ lòng biết ơn đối với nhà tuyển dụng vì đã trao cho bạn cơ hội phỏng vấn. Đây là một cách lịch sự để thể hiện sự hứng thú và trân trọng của bạn đối với vị trí cũng như công ty.
Ví dụ:
- I am truly grateful for this invitation to interview for the Project Manager role
- It is a pleasure to accept your invitation for an interview regarding the Senior Accountant opportunity.
2.4 Xác nhận lịch phỏng vấn
Xác nhận lịch phỏng vấn là nội dung trọng tâm của email. Bạn cần xác nhận lại chính xác thời gian, ngày, địa điểm (hoặc nền tảng trực tuyến) của buổi phỏng vấn. Nếu có bất kỳ sự trùng lịch hoặc cần thay đổi, đây là lúc bạn nên khéo léo đề xuất một khung giờ khác.
Ví dụ:
- I am pleased to confirm my availability for the interview on [Date] at [Time] at [Location/Platform].
Ví dụ cụ thể: I am pleased to confirm my availability for the interview on Friday, September 6th at 3:00 PM via Google Meet.
- I am writing to reconfirm my appointment with [Interviewer's Name] for the [Job Title] role, scheduled for [Date] at [Time].
Ví dụ cụ thể: I am writing to reconfirm my appointment with Ms. Sarah Lee for the Marketing Manager role, scheduled for Monday, September 9th at 9:00 AM.
2.5 Đặt câu hỏi hoặc đưa ra yêu cầu (nếu cần)
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến buổi phỏng vấn (ví dụ: cần chuẩn bị tài liệu gì, ai sẽ là người phỏng vấn, hay cần ứng dụng nào cho phỏng vấn online), hãy đặt câu hỏi một cách ngắn gọn và rõ ràng. Điều này thể hiện sự chủ động và tinh thần chuẩn bị kỹ lưỡng của bạn.
Ví dụ:
- I was wondering if there's any specific agenda or topics I should prepare for our discussion?
Ví dụ cụ thể: I was wondering if there's any specific agenda or topics I should prepare for our discussion next Tuesday?
- Could you please provide the contact number of the interviewer in case I encounter any unexpected technical issues?
Ví dụ cụ thể: Could you please provide the contact number of Mr. David Chen in case I encounter any unexpected technical issues during the virtual interview?
2.6 Kết thư và chữ ký
Kết thúc email một cách lịch sự và chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp. Hãy bày tỏ sự mong đợi đối với buổi phỏng vấn và cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa. Cuối cùng, đừng quên ký tên đầy đủ cùng thông tin liên hệ của bạn.
Ví dụ:
- I eagerly anticipate our meeting and discussing this opportunity further.
- Thank you again for your time and consideration.
- Ký tên:
Sincerely,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Số điện thoại]
[Email]
>>> XEM THÊM: TOP 9+ MẪU THƯ CẢM ƠN SAU PHỎNG VẤN CHUYÊN NGHIỆP GÂY ẤN TƯỢNG
3. Các mẫu email viết sẵn xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh thông dụng
Để giúp bạn viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh hiệu quả trong mọi tình huống, dưới đây là một số mẫu email chuẩn mà bạn có thể tham khảo và tùy chỉnh theo hoàn cảnh cụ thể:
3.1 Mẫu 1: Xác nhận lịch phỏng vấn theo đề xuất
Đây là mẫu email cơ bản nhất khi lịch phỏng vấn đã được nhà tuyển dụng đề xuất hoàn toàn phù hợp với bạn.
Subject: Interview Confirmation – [Your Name] – Inquiry for [Job Title]
Dear Mr./Ms. [Tên Người Tuyển Dụng],
I would like to express my sincere thanks for the invitation to interview for the [Job Title] position. I am enthusiastic about this opportunity and would like to confirm my attendance for our meeting on [Date] at [Time] at [Location/Platform].
I am eager to learn more about the role and how my qualifications align with your team's objectives.
Could you kindly advise if there are any particular areas or topics you would like me to focus on in my preparation for the interview?
Thank you for your time and guidance.
Sincerely,
[Tên đầy đủ của bạn] [Số điện thoại của bạn] [Email của bạn]
3.2 Mẫu 2: Xác nhận lịch và yêu cầu bổ sung thông tin
Mẫu này rất hữu ích khi bạn muốn xác nhận lịch phỏng vấn trực tuyến và cần thêm thông tin về nền tảng hoặc yêu cầu kỹ thuật.
Subject: Online Interview Confirmation – [Your Name] for [Job Title]
Dear Mr./Ms. [Tên Người Tuyển Dụng],
Thank you very much for extending the invitation to interview for the [Job Title] position. I am enthusiastic about this virtual meeting and confirm my availability on [Date] at [Time].
To ensure a smooth connection, could you kindly provide any specific instructions or links for accessing the online interview platform?
I am eager to learn more about the role and discuss my qualifications with you.
Warmest regards,
[Tên đầy đủ của bạn] [Số điện thoại của bạn] [Email của bạn]
3.3 Mẫu 3: Đề xuất thay đổi thời gian phỏng vấn một cách lịch sự
Nếu bạn có lịch trình trùng khớp và không thể tham gia vào thời gian đề xuất, hãy sử dụng mẫu dưới đây để lịch sự đề xuất thời gian khác:
Subject: Interview Reschedule Request - [Job Title] - [Your Name]
Dear Mr./Ms. [Tên Người Tuyển Dụng],
I am writing to express my gratitude for the interview invitation for the [Job Title] position. I am very keen on this opportunity.
Regrettably, I have a prior engagement that conflicts with the scheduled interview time on [Original Date] at [Original Time]. Please accept my apologies for any inconvenience this may cause.
I would be grateful if you could consider an alternative time for our interview. I am available on [Propose New Date 1] at [Propose New Time 1], or [Propose New Date 2] at [Propose New Time 2]. I am also open to other times that might suit your schedule better.
Thank you for your flexibility and understanding. I look forward to your response.
Sincerely,
[Tên đầy đủ của bạn] [Số điện thoại của bạn] [Email của bạn]
3.4 Mẫu 4: Từ chối lời mời phỏng vấn
Trong trường hợp bạn quyết định không tham gia phỏng vấn, hãy gửi email từ chối một cách chuyên nghiệp để duy trì ấn tượng tốt.
Subject: Regarding [Job Title] Interview Invitation - [Your Name]
Dear Mr./Ms. [Tên Người Tuyển Dụng],
Thank you for reaching out with the invitation to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. I sincerely appreciate your consideration and the time taken to review my application.
I am writing to inform you that I will not be moving forward with the interview process at this time. I have recently accepted another opportunity that aligns more closely with my current career aspirations.
I wish you and [Company Name] success in finding an ideal candidate for this role.
Sincerely,
[Tên đầy đủ của bạn] [Số điện thoại của bạn] [Email của bạn]
>>> XEM THÊM: NHÀ TUYỂN DỤNG KHÔNG THÔNG BÁO KẾT QUẢ PHỎNG VẤN, ỨNG VIÊN NÊN LÀM GÌ?
4. Những lỗi cần tránh khi viết email xác nhận phỏng vấn
Để đảm bảo email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh của bạn hoàn hảo và chuyên nghiệp, hãy lưu ý tránh những sai lầm phổ biến dưới đây:
- Gửi email quá trễ hoặc phản hồi sau nhiều ngày: Sự chậm trễ cho thấy bạn thiếu sự nhiệt tình hoặc thiếu trách nhiệm. Hãy phản hồi trong khoảng 24 giờ kể từ khi nhận được thư mời.
- Tiêu đề email không rõ ràng hoặc thiếu chuyên nghiệp: Tiêu đề là ấn tượng đầu tiên. Tránh các tiêu đề chung chung, thiếu thông tin hoặc sử dụng ngôn ngữ không phù hợp.
- Nội dung email quá dài dòng, lan man: Email xác nhận nên ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Tránh đưa quá nhiều thông tin không cần thiết hoặc kể lể dài dòng.
- Sử dụng ngôn ngữ thiếu chuyên nghiệp hoặc quá thân mật: Hãy luôn giữ giọng điệu lịch sự, trang trọng. Tránh dùng từ lóng, viết tắt hay những biểu cảm quá thân mật trong email công việc.
- Sai lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thiếu thông tin quan trọng: Đây là những lỗi cơ bản nhưng lại gây ấn tượng cực kỳ xấu. Luôn kiểm tra kỹ lưỡng email trước khi gửi để đảm bảo không có sai sót nào về chính tả, ngữ pháp hay thiếu các thông tin cần thiết về buổi phỏng vấn.
>>> XEM THÊM: GIỚI THIỆU BẢN THÂN PHỎNG VẤN CHUẨN MẪU GIÚP BẠN DỄ ĐẬU VÒNG ĐẦU
HBR Holding hy vọng những công thức và mẫu email trên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh, mở ra cánh cửa thành công cho sự nghiệp của bản thân!
KHÁM PHÁ CÁC VỊ TRÍ ĐANG TUYỂN DỤNG VÔ CÙNG HẤP DẪN TẠI HBR CAREERS!
