CÁCH GHI ĐƠN XIN VIỆC ĐÚNG CHUẨN, CHUYÊN NGHIỆP NHẤT

Cách ghi đơn xin việc cần thay đổi theo hình thức gửi, vị trí ứng tuyển và yêu cầu của từng doanh nghiệp. Một lá đơn hiệu quả không chỉ đúng bố cục mà còn phải làm rõ động lực ứng tuyển, kinh nghiệm phù hợp và giá trị ứng viên có thể đóng góp.

Bài viết dưới đây, HBR Careers hướng dẫn cách viết từng phần trong đơn xin việc, kèm công thức và ví dụ để bạn dễ dàng điều chỉnh theo JD.

1. Đơn xin việc là gì? Vì sao cách ghi đơn xin việc lại quan trọng?

Đơn xin việc là tài liệu giúp ứng viên trình bày nguyện vọng ứng tuyển, lý do quan tâm đến công việc và những kinh nghiệm liên quan. Tài liệu này thường được gửi cùng CV khi nhà tuyển dụng yêu cầu.

Tùy hình thức sử dụng, ứng viên có thể chuẩn bị:

• Đơn xin việc bản giấy: Có thể trình bày theo mẫu hành chính nếu doanh nghiệp yêu cầu.

• Thư xin việc hoặc cover letter: Thường được soạn thành file riêng, tập trung vào động lực và mức độ phù hợp với vị trí.

• Email ứng tuyển: Nội dung ngắn gọn, giới thiệu mục đích gửi hồ sơ và các tài liệu đính kèm.

Trước khi viết, bạn nên kiểm tra JD để xác định nhà tuyển dụng đang yêu cầu loại tài liệu nào.

Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần điền thông tin vào mẫu có sẵn là đủ. Tuy nhiên, một lá đơn được đầu tư sẽ tạo nên sự khác biệt lớn. Cho dù là bản đánh máy hay đơn xin việc viết tay, việc bạn dành thời gian và tâm huyết để trình bày một cách cẩn thận sẽ thể hiện rõ sự nghiêm túc, chuyên nghiệp của mình.

Một lá đơn xin việc được viết hoàn chỉnh sẽ giúp ứng viên thể hiện sự chỉn chu và thái độ tôn trọng với nhà tuyển dụng. Ngoài ra, một lá đơn không chỉ cung cấp thông tin mà còn giúp nhà tuyển dụng cảm nhận được sự nhiệt huyết, tỉ mỉ và cá tính độc đáo của bạn.

Khi bạn đầu tư vào từng câu chữ, lá đơn xin việc của bạn sẽ nổi bật giữa hàng trăm hồ sơ khác, từ đó tăng cơ hội được gọi phỏng vấn.

Xem thêm: Một bộ hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách chuẩn bị đầy đủ, ấn tượng

2. Hướng dẫn viết đơn xin việc chuyên nghiệp, thu hút nhà tuyển dụng

Một lá đơn xin việc chuẩn giúp cung cấp thông tin và là cơ hội để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp, sự chỉnh chu và cá tính. Dưới đây là cách viết đơn xin việc trong hồ sơ chi tiết theo từng phần, giúp bạn tạo ra một hồ sơ ấn tượng:

2.1 Cấu trúc đơn xin việc chuẩn

Một lá đơn xin việc hoàn chỉnh thường bao gồm ba phần chính như sau:

• Phần mở đầu: Giới thiệu ngắn gọn và nêu mục đích ứng tuyển.
• Phần nội dung: Trình bày kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến vị trí công việc.
• Phần kết: Bày tỏ nguyện vọng và lời cảm ơn.

2.2 Hướng dẫn ghi từng phần chi tiết

2.2.1 Phần mở đầu

• Thông tin cơ bản: 

Cách trình bày phần mở đầu phụ thuộc vào hình thức gửi:

• Với đơn bản giấy theo mẫu hành chính, bạn có thể sử dụng quốc hiệu, tiêu ngữ và tiêu đề “Đơn xin việc” nếu nhà tuyển dụng yêu cầu.
• Với cover letter hoặc thư xin việc đính kèm email, không bắt buộc có quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Với nội dung viết trực tiếp trong email, hãy bắt đầu bằng lời chào gửi người phụ trách hoặc bộ phận tuyển dụng.

Thông tin liên hệ chỉ cần gồm họ tên, số điện thoại và email chuyên nghiệp. Không cần đưa địa chỉ chi tiết hoặc dữ liệu cá nhân khác nếu không được yêu cầu

• Kính gửi: 

Nếu JD nêu rõ người phụ trách tuyển dụng, bạn có thể ghi tên và cách xưng hô phù hợp. Nếu chưa xác định được người nhận, hãy sử dụng tên bộ phận, chẳng hạn “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty ABC”.

Không nên tự đoán tên, giới tính hoặc chức danh của người nhận.

• Lý do ứng tuyển:

Trình bày ngắn gọn mục đích của lá đơn, nêu rõ bạn ứng tuyển vào vị trí nào và thuộc bộ phận nào.

Xem thêm: Đơn xin việc kính gửi ai? Cách ghi phần “Kính gửi” đúng

2.2.2 Phần nội dung 

Phần nội dung không cần nhắc lại toàn bộ CV. Bạn chỉ nên chọn một hoặc hai bằng chứng liên quan trực tiếp đến yêu cầu quan trọng nhất trong JD.

Có thể triển khai theo công thức:

Kinh nghiệm hoặc bối cảnh → Hành động đã thực hiện → Kết quả → Liên hệ với vị trí ứng tuyển.

Ví dụ:

Trong vai trò Content Marketing tại Công ty A, tôi phụ trách xây dựng nội dung cho Fanpage và theo dõi hiệu quả theo tuần. Sau ba tháng, lượng tương tác trung bình tăng 25%. Kinh nghiệm này giúp tôi có nền tảng phù hợp với yêu cầu quản trị nội dung và phân tích hiệu quả kênh của vị trí.

Nếu chưa có kinh nghiệm chính thức, bạn có thể sử dụng dự án học tập, kỳ thực tập, hoạt động ngoại khóa hoặc sản phẩm cá nhân có liên quan.

2.2.3 Phần kết 

Phần kết nên gồm:

• Lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ.
• Mong muốn được trao đổi thêm về kinh nghiệm và sự phù hợp.
• Số điện thoại, email hoặc chữ ký nếu cần.

Ví dụ:

Xin cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ. Tôi mong có cơ hội trao đổi thêm về kinh nghiệm và khả năng đóng góp cho vị trí. Anh/Chị có thể liên hệ với tôi qua [số điện thoại] hoặc [email].

CƠ HỘI NGHỀ NGHIỆP RỘNG MỞ TẠI HBR CAREERS!

Sau khi đã nắm được cách ghi đơn xin việc chuyên nghiệp, bạn hẳn đang tìm kiếm một môi trường lý tưởng để phát triển. HBR Careers chính là nơi dành cho bạn, với vô vàn vị trí hấp dẫn và cơ hội bứt phá cho những tài năng khao khát khẳng định mình.

• Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Chúng tôi kiến tạo sự nghiệp, giúp bạn phá bỏ mọi rào cản để đạt được giấc mơ Leader.
• Môi trường làm việc trẻ trung, năng động: Bạn sẽ phát huy tối đa năng lực trong một tập thể nhiệt huyết và cùng nhau phát triển.
• Gói đào tạo năng lực lớn trị giá 100.000.000 VNĐ: LangGo đầu tư mạnh mẽ vào kiến thức và kỹ năng của bạn qua các chương trình đào tạo chuyên sâu.
• Chính sách lương thưởng xứng đáng: Mọi nỗ lực đều được đền đáp xứng đáng, với cơ hội tăng lương tối thiểu 2 lần/năm.

ĐỪNG BỎ LỠ VÔ VÀN VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG HẤP DẪN TẠI HBR CAREERS!

3. Khám phá bí quyết viết đơn xin việc ấn tượng

Một lá đơn xin việc chỉn chu là chìa khóa để bạn vượt qua vòng hồ sơ và tiến gần hơn tới buổi phỏng vấn. Để tạo nên một lá đơn thực sự ấn tượng và nổi bật, bạn cần nắm vững những bí quyết sau:

3.1 Nghiên cứu chi tiết về công ty

Trước khi bắt tay vào viết đơn xin việc, hãy dành thời gian tìm hiểu về vị trí và doanh nghiệp bạn ứng tuyển. 

Nắm rõ tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa và sản phẩm của công ty sẽ giúp bạn cá nhân hóa nội dung. Một lá đơn thể hiện sự hiểu biết sâu sắc sẽ khiến nhà tuyển dụng thấy bạn thực sự tâm huyết với vị trí này.

3.2  Cá nhân hoá đơn xin việc theo từng vị trí

Không sử dụng nguyên một nội dung cho nhiều doanh nghiệp. Trước khi viết, hãy xác định:

• Tên chính xác của vị trí.
• Hai hoặc ba yêu cầu quan trọng trong JD.
• Kinh nghiệm hoặc kết quả của bạn tương ứng với các yêu cầu đó.
• Lý do cụ thể khiến bạn quan tâm đến công việc hoặc doanh nghiệp.

Chỉ đề cập đến văn hóa, sản phẩm hoặc định hướng của công ty khi thông tin đó thực sự liên quan đến động lực ứng tuyển.

Bạn có thể xem các vị trí HBR đang tuyển, chọn một JD phù hợp rồi đối chiếu yêu cầu công việc với nội dung đơn xin việc.

3.3 Sử dụng từ khóa thông minh

Đưa các từ khóa chuyên môn phù hợp vào CV và đơn xin việc một cách tự nhiên, ưu tiên phần kinh nghiệm, kỹ năng và thành tựu liên quan. Không lặp từ khóa máy móc hoặc đưa thông tin không đúng với năng lực thực tế.

3.4  Văn phong súc tích, đi thẳng vào trọng tâm

Nhà tuyển dụng thường không có nhiều thời gian để xem kỹ đơn xin việc của bạn. Vì vậy, hãy viết đơn ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. 

Tránh các câu văn phức tạp và quá dài dòng. Ứng viên hãy tập trung vào các kinh nghiệm, kỹ năng của bản thân liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển.

Xem thêm: Cách viết kỹ năng trong CV xin việc giúp làm rõ năng lực ứng viên

3.5 Hình thức trình bày chuyên nghiệp

Dù là bản viết tay, đánh máy hay gửi qua email, hình thức trình bày luôn đóng vai trò quan trọng. 

Hãy đảm bảo font chữ dễ đọc, căn lề đồng đều, và sử dụng ngôn từ lịch sự. Một lá đơn chỉn chu về mặt hình thức sẽ thể hiện sự nghiêm túc và tôn trọng của bạn.

3.6 Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, nội dung trước khi gửi đi 

Đây là bước cuối cùng nhưng nắm vai trò vô cùng quan trọng. Hãy đọc lại toàn bộ nội dung để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và đảm bảo thông tin liên hệ của bạn hoàn toàn chính xác. 

3.7 Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu kèm theo

Ở vòng ứng tuyển, bạn chỉ nên gửi những tài liệu được yêu cầu trong JD, thường gồm CV, đơn xin việc hoặc portfolio nếu công việc cần sản phẩm minh chứng.

Sơ yếu lý lịch, bản sao bằng cấp, giấy tờ tùy thân và hồ sơ nhân sự thường được bổ sung ở giai đoạn sau nếu doanh nghiệp yêu cầu. Không gửi dữ liệu cá nhân nhạy cảm khi chưa cần thiết.

Xem thêm: Cách gửi CV qua email chuyên nghiệp và hạn chế lỗi file đính kèm

4. Mẫu đơn xin việc chuẩn và các lưu ý quan trọng khác

Sau khi đã nắm vững cách ghi đơn xin việc chuyên nghiệp, việc tham khảo các mẫu sẵn có sẽ giúp bạn định hình tổng thể và hoàn thiện hồ sơ của mình. Dưới đây là tổng hợp một số mẫu đơn xin việc theo từng ngành nghề, cùng những lưu ý quan trọng để bạn ghi điểm tuyệt đối:

4.1 Mẫu viết hồ sơ xin việc làm công ty ngắn gọn:

Đây là lựa chọn lý tưởng cho những ứng viên muốn trình bày thông tin một cách súc tích, đi thẳng vào vấn đề. Mẫu đơn này tập trung vào các điểm chính như thông tin cá nhân, vị trí ứng tuyển, kinh nghiệm nổi bật và lý do mong muốn làm việc tại công ty.

4.2 Mẫu đơn xin việc cho ngành ngân hàng:

Ngành ngân hàng yêu cầu sự chính xác, tin cậy và chuyên môn vững vàng. Đơn xin việc cho vị trí này cần làm nổi bật các kỹ năng phân tích, khả năng làm việc với số liệu, và kiến thức về các sản phẩm, dịch vụ tài chính.

4.3 Mẫu đơn xin việc cho kế toán: 

Vị trí kế toán đòi hỏi sự tỉ mỉ và tuân thủ nguyên tắc. Bạn nên làm nổi bật kinh nghiệm làm việc với các phần mềm kế toán, khả năng xử lý chứng từ, lập báo cáo và kiến thức về các quy định thuế hiện hành.

4.4 Mẫu đơn xin việc cho nhân viên bán hàng: 

Một lá đơn cho nhân viên bán hàng cần thể hiện sự năng động và kỹ năng thuyết phục. Hãy tập trung vào kinh nghiệm bán hàng, khả năng đạt và vượt chỉ tiêu doanh số, cùng các kỹ năng giao tiếp và tư vấn khách hàng.

→ Xem và tải các mẫu đơn xin việc file Word theo ngành nghề

Cách ghi đơn xin việc hiệu quả không nằm ở việc sử dụng nhiều câu chữ ấn tượng, mà ở khả năng lựa chọn thông tin đúng với yêu cầu công việc. Hãy nêu rõ vị trí ứng tuyển, chọn một hoặc hai kinh nghiệm liên quan và giải thích giá trị bạn có thể đóng góp.

Trước khi gửi, đừng quên kiểm tra tên người nhận, tên doanh nghiệp, thông tin liên hệ, lỗi chính tả và các file đính kèm. Nếu sử dụng mẫu có sẵn, hãy viết lại nội dung theo kinh nghiệm thực tế thay vì gửi nguyên bản.