ĐƠN XIN VIỆC KÍNH GỬI AI MỚI ĐÚNG? CÁCH GHI "KÍNH GỬI"CHUẨN

TRƯỜNG DOANH NHÂN HBR

21/08/2025

Bạn đang băn khoăn về cách trình bày đơn xin việc để gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng? Việc xác định đơn xin việc kính gửi ai là bước đầu tiên và quan trọng nhất để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Cùng HBR Careers khám phá bí quyết tạo ấn tượng ngay từ dòng "Kính gửi" đầu tiên, giúp bạn chinh phục được công việc mơ ước.

1. Vì sao người nhận trong đơn xin việc quan trọng?

Đơn xin việc kính gửi ai là chìa khóa đầu tiên mở ra cánh cửa cơ hội cho ứng viên

Đơn xin việc là một lá thư mà bạn gửi cho nhà tuyển dụng để bày tỏ nguyện vọng làm việc. Đây là tài liệu trình bày ngắn gọn lý do bạn phù hợp với vị trí công việc.

Việc viết đơn xin việc không chỉ là một thủ tục hành chính, đó là cơ hội để bạn kể câu chuyện của mình một cách ngắn gọn và thuyết phục nhà tuyển dụng. Mỗi dòng chữ bạn gửi đi đều là tấm gương phản chiếu con người và sự tận tâm của bạn đối với vị trí ứng tuyển.

Trong đó, việc xác định đơn xin việc kính gửi ai đóng vai trò vô cùng quan trọng. Một chi tiết tưởng chừng nhỏ này lại chính là chìa khóa đầu tiên mở ra cánh cửa cơ hội cho bạn.

Tạo ấn tượng mạnh mẽ ngay từ ban đầu: Việc tìm hiểu và ghi đúng tên người nhận cho thấy bạn đã đầu tư thời gian vào việc ứng tuyển, từ đó giúp bạn nổi bật hơn các ứng viên khác.
Tăng cơ hội được phỏng vấn: Một lá đơn được viết cẩn thận, rõ ràng sẽ giúp nhà tuyển dụng chú ý. Qua đó, hồ sơ của bạn có khả năng được xem xét cao hơn.
Gây thiện cảm từ những chi tiết nhỏ: Cách bạn xưng hô trong thư không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn bộc lộ sự tinh tế. Chi tiết nhỏ này có thể tạo nên thiện cảm lớn, giúp bạn ghi điểm tuyệt đối trong mắt nhà tuyển dụng.

Sau khi xác định đúng người nhận, bạn cần bảo đảm phần mở đầu nhất quán với toàn bộ nội dung. Tham khảo thêm cách ghi đơn xin việc để trình bày từng phần rõ ràng và đúng trọng tâm.

2. Đơn xin việc kính gửi ai mới đúng? Các trường hợp phổ biến khi ghi "Kính gửi" trong đơn xin việc

Kính gửi bộ phận hoặc chức danh phù hợp thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp của ứng viên

Bạn đã hiểu được tầm quan trọng của việc xác định người nhận. Vậy làm thế nào để biết chính xác đơn xin việc kính gửi ai? Hãy cùng xem xét từng trường hợp cụ thể để có cách xử lý phù hợp nhất.

2.1. Khi đã biết tên và chức danh của người tuyển dụng

Biết tên và chức danh người tuyển dụng là trường hợp lý tưởng nhất và sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng mạnh mẽ nhất. Nếu thông tin tuyển dụng, website công ty, hoặc LinkedIn của bạn cho biết tên, chức danh và phòng ban của người quản lý tuyển dụng, hãy sử dụng thông tin đó để cá nhân hóa lá đơn của mình.

Cách viết: "Kính gửi Ông/Bà [Họ tên] - [Chức danh], [Phòng ban] Công ty [Tên công ty]"
Ví dụ: "Kính gửi Bà Nguyễn Thị Lan - Trưởng phòng Nhân sự, Công ty TNHH LangGo."

Xem thêm: Mẫu đơn xin việc làm và cách điều chỉnh theo từng vị trí

2.2. Khi không biết tên người tuyển dụng

Trong trường hợp này, bạn vẫn có thể thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách gửi đến bộ phận hoặc chức danh phù hợp. Đây là cách an toàn và lịch sự, tránh việc ghi sai tên và gây mất điểm.

Cách viết: "Kính gửi [Tên chức danh/Phòng ban] Công ty [Tên công ty]"
Ví dụ: "Kính gửi Quản lý Tuyển dụng Công ty ABC" hoặc "Kính gửi Ban Giám đốc Công ty ABC".
Mẹo nhỏ: Bạn có thể thử gửi đến Trưởng phòng của bộ phận bạn ứng tuyển. Ví dụ: "Kính gửi Trưởng phòng Marketing Công ty ABC".

2.3. Khi gửi hồ sơ qua các cổng thông tin việc làm trực tuyến

Khi nộp hồ sơ qua các nền tảng tuyển dụng như VietnamWorks, TopCV, hoặc CareerBuilder, bạn thường không biết chính xác người nhận là ai. Trong tình huống này, bạn nên sử dụng các cụm từ mang tính chung chung nhưng vẫn thể hiện sự tôn trọng.

Cách viết: "Kính gửi Quý công ty" hoặc "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng"

Lưu ý: Đây là phương án an toàn nhất và được chấp nhận rộng rãi. Tuy nhiên, nếu có thể, bạn vẫn nên tìm cách xác định tên người nhận để làm cho hồ sơ của mình nổi bật hơn.

Nếu ứng tuyển qua email, hãy kiểm tra JD hoặc thông tin liên hệ để xác định đúng người nhận. Trường hợp không có tên cụ thể, bạn có thể sử dụng “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty [Tên công ty]” và tham khảo thêm cách gửi CV qua email.

3. Cách viết kính gửi trong đơn xin việc đúng cách

6 Bí quyết viết kính gửi trong đơn xin việc

Khi đã xác định được đơn xin việc kính gửi ai, bước tiếp theo là trình bày phần này một cách thật chuẩn mực và chuyên nghiệp. Dưới đây là những nguyên tắc bạn cần tuân thủ để ghi "Kính gửi" một cách hoàn hảo.

Tuân thủ định dạng chuẩn: Luôn đặt dòng "Kính gửi" ở vị trí đầu tiên của lá đơn, ngay dưới thông tin cá nhân và ngày tháng năm.
Đầy đủ thông tin: Nếu có tên người nhận, hãy ghi đầy đủ họ và tên, kèm theo chức danh và phòng ban.

Ví dụ: "Kính gửi Bà Hoàng Kim Liên – Trưởng phòng Nhân sự".

Sử dụng chức danh chung: Nếu không biết tên cụ thể, hãy dùng chức danh hoặc tên phòng ban.

Ví dụ: "Kính gửi Ban Giám đốc" hoặc "Kính gửi Phòng Tuyển dụng".

Không viết tắt: Tránh viết tắt tên, chức danh hay tên công ty để thể hiện sự tôn trọng.
Viết hoa đúng cách: Đảm bảo viết hoa chữ cái đầu của tên riêng, chức danh và tên công ty.
Chính xác và cẩn thận: Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng không có lỗi chính tả nào, đặc biệt với tên riêng và chức danh.

Việc tuân thủ những quy tắc này không chỉ giúp bạn tránh những lỗi cơ bản mà còn thể hiện sự cẩn trọng và tỉ mỉ của mình, góp phần tạo nên một hồ sơ ứng tuyển hoàn hảo.

Xem thêm: Mẫu thư giới thiệu xin việc và cách trình bày nội dung chuyên nghiệp

4. Những lỗi sai thường gặp khi viết "Kính gửi" và cách khắc phục

Những lỗi sai cơ bản mà ứng viên thường gặp khi viết kính gửi

Mặc dù việc ghi "Kính gửi" trong đơn xin việc có vẻ đơn giản, nhiều ứng viên vẫn dễ mắc phải những sai lầm có thể làm giảm đi tính chuyên nghiệp. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách để bạn khắc phục hiệu quả.

4.1 Ghi sai chính tả tên riêng hoặc chức danh

Đây là lỗi phổ biến nhất và gây ấn tượng tiêu cực trong mắt nhà tuyển dụng. Việc sai tên người nhận, chức danh hoặc thậm chí tên công ty cho thấy sự thiếu cẩn trọng của bạn.

Cách khắc phục: Luôn kiểm tra lại thông tin trên website, LinkedIn, hoặc email mời ứng tuyển. Nếu không chắc chắn, hãy sử dụng tên phòng ban thay vì một cái tên cụ thể.

4.2 Sử dụng cách xưng hô quá chung chung

Việc dùng các cụm từ như "Kính gửi anh/chị" hoặc "Kính gửi công ty ABC" có thể khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bạn không thực sự nghiêm túc. Điều này làm giảm khả năng hồ sơ của bạn được cá nhân hóa và nổi bật.

Cách khắc phục: Nếu không thể tìm thấy tên cụ thể, hãy dùng tên phòng ban hoặc chức danh.

Ví dụ: "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng" hoặc "Kính gửi Quản lý Tuyển dụng".

4.3 Không ghi gì hoặc bỏ trống phần "Kính gửi"

Không ghi gì hoặc bỏ trống phần Kính gửi là một lỗi cơ bản thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng quy trình tuyển dụng.

Cách khắc phục: Luôn luôn mở đầu lá đơn bằng phần "Kính gửi" theo đúng định dạng. Đừng bao giờ bỏ trống mục này.

4.4 Nhầm lẫn về giới tính hoặc chức danh

Một lỗi tinh tế nhưng lại thể hiện sự thiếu cẩn trọng, đó là nhầm giới tính của người nhận (ví dụ, dùng "Ông" thay vì "Bà").

Cách khắc phục: Nếu không thể chắc chắn về giới tính hoặc chức danh của người nhận, hãy sử dụng các cụm từ trung lập và an toàn như "Kính gửi Quý công ty" hoặc "Kính gửi Phòng Nhân sự".

4.5 Sử dụng ngôn ngữ thiếu trang trọng

Việc dùng các cách xưng hô suồng sã như "Chào bạn HR" hay "Gửi các anh chị" sẽ làm mất đi tính chuyên nghiệp.

Cách khắc phục: Duy trì sự lịch sự và trang trọng. Luôn dùng "Kính gửi" kèm theo chức danh hoặc tên đầy đủ của người nhận.

Sau khi hoàn thiện đơn và gửi hồ sơ, bạn nên chuẩn bị trước phần giới thiệu bản thân khi phỏng vấn, bảo đảm thông tin trình bày nhất quán với CV và đơn xin việc.

Qua bài viết trên, việc xác định đơn xin việc kính gửi ai là yếu tố cốt lõi giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ ngay từ ban đầu. Áp dụng đúng cách thức sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp hồ sơ của bạn nổi bật và tăng cơ hội được phỏng vấn.

Hoàn thiện hồ sơ và tìm cơ hội phù hợp tại HBR

Ghi đúng người nhận là một chi tiết nhỏ nhưng thể hiện mức độ cẩn thận của ứng viên. Trước khi gửi hồ sơ, hãy đọc kỹ JD, kiểm tra tên doanh nghiệp, vị trí ứng tuyển và điều chỉnh nội dung đơn theo năng lực thực tế.

Nếu đang tìm kiếm môi trường đề cao học tập, đổi mới và hiệu quả công việc, bạn có thể khám phá các cơ hội tại HBR. Đội ngũ được tiếp cận các chương trình đào tạo nội bộ, cập nhật kiến thức chuyên môn và ứng dụng công nghệ, AI vào công việc thực tế.

HBR hiện tuyển dụng các vị trí:

Khi lựa chọn được vị trí phù hợp, hãy sử dụng đúng tên JD trong tiêu đề email và ghi “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng HBR” nếu thông tin tuyển dụng không nêu tên người phụ trách.

Khám phá tất cả vị trí HBR đang tuyển.