Bạn đã dành thời gian tạo ra một chiếc CV hoàn hảo, nhưng đã bao giờ bạn nghĩ rằng chỉ một lỗi nhỏ trong cách gửi CV qua email cũng có thể khiến nỗ lực đó trở nên vô nghĩa?
Đừng để sự thiếu chuyên nghiệp cản trở cơ hội sự nghiệp của bạn! Cùng HBR Careers khám phá bí quyết gửi CV đầy tinh tế, giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng ngay từ cái click đầu tiên.
1. Những yếu tố cần chuẩn bị trước khi viết email gửi CV
Trước khi nhấn nút gửi, sự chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố then chốt. Một email thiếu sự chỉn chu sẽ khiến bạn mất điểm ngay lập tức. Dưới đây là những bước chuẩn bị cơ bản nhưng vô cùng quan trọng.
- Sử dụng tên hiển thị và địa chỉ email chuyên nghiệp: Tên email là thứ đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy. Hãy lập một địa chỉ email bao gồm họ tên thật của bạn (Ví dụ: nguyenminhthuan@gmail.com)
- Kiểm tra kỹ yêu cầu trong bản mô tả công việc (JD): Mỗi công ty sẽ có những yêu cầu riêng về hồ sơ ứng tuyển. Bạn cần đọc thật kỹ yêu cầu trong JD về việc gửi kèm Cover Letter, Portfolio và định dạng file (PDF hay Word) để đảm bảo hồ sơ của bạn đáp ứng đầy đủ yêu cầu.
- Chuẩn bị file CV và Portfolio chuẩn định dạng (PDF): File Word có thể bị lỗi font hoặc nhảy dòng khi mở trên các máy tính khác nhau. Giải pháp an toàn nhất là luôn lưu CV dưới dạng PDF để giữ nguyên bố cục, tránh lỗi font. Nếu có Portfolio, nén dung lượng tệp để dễ dàng gửi qua email.
- Xác định người nhận và địa chỉ email chính xác: Hãy kiểm tra lại địa chỉ email người nhận ít nhất hai lần. Nếu JD có nêu tên người phụ trách tuyển dụng, hãy ghi chú lại để xưng hô trong thư. Khi cá nhân hóa người nhận sẽ giúp email của bạn trở nên thiện cảm hơn rất nhiều.
2. Hướng dẫn chi tiết cách gửi CV qua email cho nhà tuyển dụng từ A-Z
Sau khâu chuẩn bị, giờ là lúc đi vào phần thực hành. Dưới đây là quy trình đơn giản và hiệu quả để viết một email ứng tuyển chuyên nghiệp, giúp bạn gây ấn tượng mạnh mẽ với nhà tuyển dụng.
2.1 Đặt tiêu đề email (Subject) ngắn gọn, đúng chuẩn
Nhà tuyển dụng nhận hàng trăm email mỗi ngày và không có thời gian để đoán nội dung của những email có tiêu đề mơ hồ như "CV xin việc" hay "Ứng tuyển". Vì vậy, tiêu đề email rất quan trọng; nó chính là yếu tố quyết định liệu thư của bạn có được mở ra hay không.
Công thức đặt tiêu đề phổ biến - Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, bạn hãy áp dụng công thức sau: [Họ và tên] - [Vị trí ứng tuyển] - [Ngày gửi/Mã số tin tuyển dụng nếu có]
Ví dụ: Nguyễn Văn A - Nhân viên Marketing - 10/02/2025
2.2 Viết nội dung email (Body) thu hút
2.2.1 Lời chào mở đầu trang trọng.
Lời chào mở đầu trong email ứng tuyển rất quan trọng và cần sự trang trọng. Nếu biết tên người nhận, bạn nên bắt đầu bằng "Kính gửi Anh/Chị [Tên]".
Trong trường hợp không rõ tên, bạn có thể dùng "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng [Tên công ty]". Hãy tránh sử dụng những từ ngữ quá thân mật hoặc thiếu trang trọng, vì điều này có thể gây ấn tượng không tốt với nhà tuyển dụng.
2.2.2 Phần mở đầu: Giới thiệu bản thân và lý do viết thư.
Ngay sau lời chào, bạn cần cung cấp một phần giới thiệu ngắn gọn về bản thân và lý do viết thư. Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và sự rõ ràng trong mục đích ứng tuyển. Ví dụ, bạn có thể viết:
"Tôi tên là [Tên], và tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí [Vị trí ứng tuyển] theo thông tin được đăng tải trên website công ty [Tên công ty]. Với nền tảng học vấn và kỹ năng tôi đã tích lũy, tôi rất mong muốn được gia nhập đội ngũ của công ty và đóng góp vào sự phát triển chung."
2.2.3 Phần thân bài: Tóm tắt năng lực nổi bật (ngắn gọn) và lý do phù hợp.
Đây là phần quan trọng nhất trong email của bạn, nơi bạn cần tóm tắt một hoặc hai điểm mạnh nổi bật liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển. Hãy khéo léo nhấn mạnh những kỹ năng, thành tựu hoặc kinh nghiệm giúp bạn nổi bật, nhưng đừng viết quá dài dòng.
Bạn có thể đề cập đến số năm kinh nghiệm hoặc một thành tích đáng chú ý, nhưng phải thật súc tích, khoảng 2-3 câu là đủ. Mục đích ở đây là tạo sự tò mò để nhà tuyển dụng mở CV và tìm hiểu thêm về bạn.
Ví dụ:
"Tôi đã có hơn 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Marketing, nơi tôi dẫn dắt các chiến dịch quảng cáo digital, giúp công ty tăng trưởng doanh thu lên đến 30% trong năm qua. Với khả năng phân tích dữ liệu và xây dựng chiến lược marketing hiệu quả, tôi tin rằng mình có thể đóng góp lớn vào sự phát triển của [Tên công ty]."
2.2.4 Phần kết: Lời cảm ơn và mong muốn nhận phản hồi.
Kết thúc email một cách lịch sự và chuyên nghiệp bằng lời cảm ơn chân thành. Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn. Đồng thời, đừng quên bày tỏ mong muốn được trao đổi sâu hơn trong buổi phỏng vấn.
Ví dụ:
"Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi rất mong có cơ hội trao đổi chi tiết hơn về vị trí này trong buổi phỏng vấn.
Hy vọng sẽ nhận được phản hồi từ anh/chị sớm."
>> XEM THÊM: COVER LETTER LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN VIẾT COVER LETTER CHUYÊN NGHIỆP GHI ĐIỂM
2.3 Tạo chữ ký email đầy đủ thông tin liên hệ
Chữ ký email giống như một tấm danh thiếp điện tử, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn khi cần. Một chữ ký chuẩn cần bao gồm:
- Họ và tên đầy đủ.
- Số điện thoại cá nhân.
- Link LinkedIn hoặc Portfolio (nếu có).
- Địa chỉ (có thể ghi ngắn gọn như Phường/Thành phố).
2.4 Cách đính kèm file CV và tài liệu liên quan
Rất nhiều ứng viên viết email rất hay nhưng lại quên đính kèm file. Hãy tập thói quen đính kèm file trước khi viết nội dung.
Cách đặt tên file CV khoa học theo cấu trúc: CV_HọTên_VịTríỨngTuyển.
Ví dụ: CV_NguyenVanA_ContentCreator.pdf.
Lưu ý: File quá nặng sẽ khiến việc tải xuống gặp khó khăn hoặc bị chặn bởi máy chủ email. Bạn hãy tối ưu dung lượng file CV dưới 2MB. Có rất nhiều công cụ nén file PDF online hỗ trợ việc này mà không làm giảm chất lượng ảnh.
CƠ HỘI NGHỀ NGHIỆP TẠI HBR CAREERS: BẮT ĐẦU HÀNH TRÌNH PHÁT TRIỂN SỰ NGHIỆP CÙNG CHÚNG TÔI
HBR Careers cung cấp một môi trường làm việc năng động, nơi bạn sẽ được thử thách và phát triển không ngừng, đồng thời có cơ hội thể hiện tối đa tiềm năng và sáng tạo của mình.
Tại sao bạn nên gia nhập HBR Careers?
- Chương trình đào tạo chuyên sâu và liên tục: Cơ hội học hỏi từ các chuyên gia hàng đầu quốc tế từ Harvard, MIT, Wharton và các trường đại học danh tiếng khác.
- Văn hóa học tập mạnh mẽ: Các chương trình học sẽ về kỹ năng chuyên môn và cả về phát triển bản thân.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp và hỗ trợ: Chúng tôi cam kết hỗ trợ nhân viên phát triển toàn diện thông qua các khóa học và chương trình đào tạo, bao gồm hỗ trợ tài chính lên đến 100% cho các khóa học nội bộ.
- Lộ trình thăng tiến minh bạch, rõ ràng: HBR Careers cung cấp cơ hội phát triển sự nghiệp theo hướng đi vững chắc và có thể đo lường được.
Hãy gia nhập chúng tôi ngay hôm nay để bắt đầu hành trình phát triển sự nghiệp vượt bậc cùng HBR Careers!
Ứng tuyển ngay để không bỏ lỡ cơ hội này!
3. Những bí quyết để CV của bạn trở nên chuyên nghiệp khi gửi qua email
Để gia tăng tỷ lệ trúng tuyển, bạn cần lưu ý thêm những bí quyết nhỏ nhưng có võ sau đây. Những chi tiết này tạo nên sự khác biệt lớn trong mắt nhà tuyển dụng.
3.1 Đảm bảo đính kèm file CV đúng chuẩn.
Trước khi nhấn gửi, hãy chắc chắn rằng bạn đã mở lại file CV để kiểm tra một lần nữa. Điều này giúp bạn phát hiện ra bất kỳ lỗi hiển thị nào, như font chữ bị thay đổi, hình ảnh bị lệch hoặc thiếu trang.
Hãy đảm bảo rằng tất cả các phần trong CV đều hiển thị đúng như mong muốn và không có bất kỳ lỗi nào về định dạng. File đính kèm phải là phiên bản hoàn chỉnh và đã được rà soát kỹ càng, không có sai sót, vì đây là bản CV bạn gửi tới nhà tuyển dụng. Một CV chuyên nghiệp và không có lỗi sẽ tạo ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên.
3.2 Sử dụng đúng tên nhà tuyển dụng và công ty.
Lỗi sao chép và dán là một trong những sai lầm nghiêm trọng khi viết email ứng tuyển. Rất nhiều ứng viên gửi thư cho công ty A nhưng lại để tên công ty B trong thư, điều này không chỉ khiến bạn mất điểm mà còn tạo ấn tượng xấu về sự thiếu cẩn thận.
Trước khi gửi, hãy rà soát kỹ lưỡng tên người nhận và tên công ty, không chỉ trong nội dung thư mà cả trong tiêu đề email. Để tránh điều này, hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi đi, đảm bảo mọi thứ đều chính xác và chuyên nghiệp.
3.3 Kiểm tra chính tả và sử dụng viết hoa đúng cách.
Một email chứa đầy lỗi chính tả sẽ tạo ấn tượng xấu về khả năng giao tiếp văn bản của bạn. Trước khi gửi, hãy đảm bảo kiểm tra kỹ lưỡng chính tả, dấu câu và việc sử dụng viết hoa đúng quy tắc. Câu văn cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, với dấu chấm và phẩy chính xác. Việc viết đúng chính tả không chỉ là yêu cầu cơ bản, mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.
3.4 Gửi email riêng biệt cho từng công ty.
Việc sử dụng CC hoặc BCC để gửi một email chung cho nhiều nhà tuyển dụng không chỉ gây ấn tượng xấu mà còn có thể bị coi là hành động spam và thiếu sự tôn trọng. Mỗi công ty và mỗi vị trí đều cần một email ứng tuyển riêng biệt, thể hiện sự quan tâm và nỗ lực của bạn đối với từng cơ hội.
Hãy dành thời gian để soạn thảo một email cá nhân hóa cho từng công ty, giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết với công việc mà bạn đang ứng tuyển. Điều này không chỉ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt mà còn tăng cơ hội được mời phỏng vấn.
>> XEM THÊM: TẢI NGAY 10+ MẪU ĐƠN XIN VIỆC LÀM CHUẨN WORD DỄ DÙNG CHO MỌI NGHỀ
3.5 Tránh gửi email trống, đảm bảo nội dung đầy đủ.
Gửi một email chỉ có file đính kèm mà không có bất kỳ nội dung nào là điều không thể chấp nhận. Nó giống như việc bạn đưa hồ sơ cho nhà tuyển dụng mà không thèm nói một lời nào, điều này sẽ gây ấn tượng xấu và thiếu chuyên nghiệp.
Hãy chắc chắn rằng mỗi email ứng tuyển của bạn đều có đầy đủ các phần: tiêu đề rõ ràng, lời chào trang trọng, nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin, và lời kết lịch sự. Đây là phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp công việc và giúp bạn tạo dựng ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ lần đầu tiên.
3.6 Phương pháp gửi CV qua điện thoại nhanh chóng
Trong thời đại số, nộp CV qua email bằng smartphone là điều không hiếm. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chuyên nghiệp và an toàn khi gửi CV qua điện thoại, bạn cần chú ý một số điều sau:
- Lưu trữ file CV an toàn: Lưu CV trên Google Drive hoặc iCloud và đảm bảo file ở định dạng PDF.
- Sử dụng ứng dụng email chuyên dụng: Dùng Gmail hoặc Outlook thay vì trình duyệt web để tránh lỗi hiển thị.
- Kiểm tra kỹ nội dung: Đọc lại email cẩn thận để tránh lỗi chính tả và đảm bảo văn phong trang trọng.
- Đảm bảo cấu trúc email chuẩn: Tiêu đề rõ ràng, lời chào trang trọng, nội dung ngắn gọn và kết thúc lịch sự.
Bằng cách thực hiện những lưu ý trên, bạn sẽ gửi CV qua email một cách chuyên nghiệp và an toàn ngay cả khi sử dụng điện thoại.
4. Tham khảo mẫu email gửi CV xin việc ấn tượng
Để giúp bạn dễ dàng hình dung, HBR Careers xin gợi ý một số mẫu email ứng tuyển chuẩn chỉnh. Bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với bản thân.
4.1 Mẫu email dành cho người chưa có kinh nghiệm (sinh viên, người mới đi làm).
Tiêu đề: NGUYỄN VĂN A - ỨNG TUYỂN THỰC TẬP SINH MARKETING
Kính gửi Ban Tuyển dụng Công ty [Tên công ty],
Tôi tên là Nguyễn Văn A, hiện là sinh viên năm cuối chuyên ngành Marketing tại trường Đại học [Tên trường]. Qua thông tin được chia sẻ trên fanpage của công ty, tôi được biết Quý công ty đang tìm kiếm Thực tập sinh Marketing, và tôi rất mong muốn có cơ hội được đóng góp vào đội ngũ của công ty.
Mặc dù tôi chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc chính thức, nhưng tôi đã tích lũy được nền tảng kiến thức vững chắc từ chương trình học và các dự án thực tế. Một trong những dự án đáng chú ý mà tôi tham gia là [Tên dự án], nơi tôi đảm nhận vai trò [Vai trò], giúp tôi phát triển kỹ năng [liệt kê một số kỹ năng liên quan]. Tôi tin rằng tinh thần cầu tiến và sự nhiệt huyết sẽ là những yếu tố giúp tôi nhanh chóng hòa nhập và đóng góp cho công ty.
Tôi xin gửi kèm CV và bảng điểm chi tiết để quý công ty tham khảo. Rất mong nhận được cơ hội trao đổi thêm về khả năng đóng góp của tôi tại công ty trong buổi phỏng vấn.
Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ Quý công ty.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
SĐT: 09xx.xxx.xxx
Email: [Địa chỉ email]
>> XEM THÊM: 5 MẸO VIẾT CV CHO NGƯỜI CHƯA CÓ KINH NGHIỆM ĐƯỢC CHỌN NGAY
4.2 Mẫu email dành cho người đã có kinh nghiệm
Tiêu đề: TRẦN THỊ B - ỨNG TUYỂN TRƯỞNG NHÓM KINH DOANH - 10/2025
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận] - Trưởng phòng Nhân sự,
Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí Trưởng nhóm Kinh doanh mà Quý công ty đang đăng tuyển trên VietnamWorks.
Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Bất động sản, trong đó có 2 năm đảm nhận vai trò quản lý, tôi đã dẫn dắt đội nhóm vượt chỉ tiêu KPI lên đến 120% trong năm 2024. Tôi tự tin rằng những kỹ năng về lãnh đạo, phát triển thị trường và xây dựng chiến lược kinh doanh của mình sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững cho công ty.
Để có cái nhìn chi tiết hơn về quá trình làm việc và thành tựu của tôi, xin vui lòng tham khảo CV đính kèm.
Tôi rất mong có cơ hội trao đổi trực tiếp với Anh/Chị về những giá trị tôi có thể mang lại cho Quý công ty.
Trân trọng,
Trần Thị B
SĐT: 09xx.xxx.xxx
Link Portfolio: [Link]
>> XEM THÊM: TOP 15+ MẪU PORTFOLIO CÁ NHÂN ẤN TƯỢNG NHẤT CHO MỌI NGÀNH NGHỀ
4.3 Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh
Subject: LE VAN C - APPLICATION FOR SENIOR DEVELOPER POSITION
Dear Mr./Ms. [Name] (or Hiring Manager),
I am writing to express my interest in the Senior Developer position at [Company Name], as advertised on LinkedIn.
With over 6 years of experience in software development, specializing in Java and Python, I have successfully led multiple high-impact projects that resulted in a 30% improvement in system efficiency. My experience in designing, developing, and optimizing applications, coupled with my strong problem-solving skills, positions me as a highly qualified candidate for this role.
I have attached my CV and Portfolio for your review and consideration.
Thank you for taking the time to review my application. I would welcome the opportunity to further discuss how my skills and experience can contribute to your team’s success.
Sincerely,
Le Van C
Phone: (+84) 9xx xxx xxx
Email: [Your email address]
Biết cách gửi CV qua email đúng chuẩn là kỹ năng mềm thiết yếu trong hành trình tìm việc. Một email tinh tế, chuyên nghiệp không chỉ giúp hồ sơ của bạn nổi bật mà còn thể hiện thái độ tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Hy vọng những chia sẻ từ HBR Careers đã giúp bạn nắm vững quy trình gửi CV chuẩn chỉnh. Đừng quên rà soát kỹ lưỡng mọi thông tin trước khi nhấn nút gửi nhé. Chúc bạn sớm chinh phục được công việc mơ ước!
HBR Careers là nơi có môi trường làm việc năng động, cơ hội học hỏi từ những chuyên gia hàng đầu, và lộ trình thăng tiến rõ ràng. Đừng bỏ lỡ cơ hội ứng tuyển tại HBR Careers ngay hôm nay và gia nhập đội ngũ của chúng tôi để xây dựng sự nghiệp vững chắc!
