ĐƠN XIN VIỆC VÀ SƠ YẾU LÝ LỊCH CHUẨN MỚI NHẤT, TẢI VỀ DÙNG NGAY

Đơn xin việc và sơ yếu lý lịch là hai giấy tờ quan trọng gần như không thể thiếu trong bộ hồ sơ ứng tuyển. Tuy nhiên, nhiều ứng viên vẫn nhầm lẫn giữa các loại giấy tờ này hoặc chưa biết cách trình bày sao cho chuyên nghiệp, đúng chuẩn tuyển dụng hiện nay. 

Trong bài viết dưới đây, HBR Careers sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách viết từng thành phần trong hồ sơ xin việc, đồng thời tải miễn phí file đơn xin việc và sơ yếu lý lịch PDF mới nhất để dễ dàng chỉnh sửa và sử dụng ngay. 

1. Bộ hồ sơ xin việc gồm những gì và khi nào cần dùng?

1.1. Hồ sơ xin việc đầy đủ gồm những giấy tờ nào?

Tùy thuộc vào yêu cầu của từng công ty và vị trí ứng tuyển, các thành phần trong hồ sơ có thể thay đổi. Tuy nhiên, một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ thường bao gồm các giấy tờ sau:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật: Tài liệu kê khai thông tin cá nhân, gia đình, quá trình học tập và công tác của ứng viên. Tùy yêu cầu của đơn vị tuyển dụng, ứng viên có thể cần thực hiện chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch trước khi nộp hồ sơ.
• Đơn xin việc (Cover Letter): Một bức thư ngắn gửi đến nhà tuyển dụng, trình bày nguyện vọng làm việc, làm nổi bật những kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp nhất với vị trí ứng tuyển và lý do bạn là ứng viên sáng giá.
• CV (Curriculum Vitae): Bản tóm tắt chi tiết về học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn, thành tựu cá nhân. CV hiện đại thường được thiết kế đẹp mắt và tối ưu hóa từ khóa.
• Giấy khám sức khỏe: Chứng nhận tình trạng sức khỏe đủ điều kiện để làm việc, thường có thời hạn trong vòng 6 tháng.
• Bản sao các văn bằng, chứng chỉ: Bao gồm bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học hoặc các chứng chỉ chuyên môn khác có liên quan. Các bản sao này thường yêu cầu công chứng.
• Bản sao Căn cước công dân (CCCD)/Chứng minh nhân dân (CMND) và Giấy khai sinh: Để xác minh danh tính.
• Ảnh thẻ: Thường là kích thước 3x4 hoặc 4x6, chụp rõ nét, trang phục lịch sự.

Xem thêm: Một bộ hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách chuẩn bị đầy đủ, ấn tượng

1.2. Đơn xin việc và sơ yếu lý lịch khác nhau như thế nào?

Nhiều ứng viên, đặc biệt là những người mới ra trường, thường nhầm lẫn giữa đơn xin việc và sơ yếu lý lịch. Tuy cùng nằm trong bộ hồ sơ, nhưng hai loại giấy tờ này có mục đích và nội dung hoàn toàn khác biệt:

2. Tải ngay file đơn xin việc và sơ yếu lý lịch PDF miễn phí

TẢI MẪU ĐƠN XIN VIỆC TẠI ĐÂY!

TẢI MẪU ĐƠN SƠ YẾU LÝ LỊCH TẠI ĐÂY!

Xem thêm: 10+ mẫu đơn xin việc Word dễ chỉnh sửa cho nhiều ngành nghề

3. Cách viết từng thành phần trong bộ hồ sơ xin việc

3.1. Cấu trúc chuẩn và cách viết đơn xin việc chuyên nghiệp

Một đơn xin việc hiệu quả không nên quá dài, lý tưởng nhất là gói gọn trong một trang A4. Cấu trúc chuẩn của một đơn xin việc bao gồm các phần sau:

• Thông tin liên hệ: Đặt đầu trang, gồm thông tin cá nhân và thông tin nhà tuyển dụng như tên, email, số điện thoại, công ty và chức vụ.
• Lời chào: Sử dụng cách chào lịch sự, ưu tiên gọi đúng tên nhà tuyển dụng hoặc bộ phận tuyển dụng của công ty.
• Đoạn mở đầu: Nêu vị trí ứng tuyển, nguồn tin tuyển dụng và thể hiện sự quan tâm, hào hứng với cơ hội công việc.
• Đoạn thân bài: Nhấn mạnh kỹ năng, kinh nghiệm nổi bật phù hợp công việc, kèm ví dụ cụ thể và lý do muốn đồng hành cùng công ty.
• Đoạn kết luận: Bày tỏ mong muốn được phỏng vấn, trao đổi thêm và gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã xem hồ sơ.
• Chữ ký: Ký tên và ghi đầy đủ họ tên ở cuối thư để thể hiện sự chuyên nghiệp và chỉnh chu.

Xem thêm: Đơn xin việc kính gửi ai? Cách ghi phần “Kính gửi” đúng

3.2. Cách điền sơ yếu lý lịch đúng chuẩn, tránh sai sót

Sơ yếu lý lịch là một văn bản mang tính khai báo thông tin cá nhân mang ý nghĩa pháp lý, do đó đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Việc khai báo sai lệch thông tin không chỉ gây khó khăn cho bạn khi xin xác nhận tại địa phương, mà còn khiến nhà tuyển dụng hoài nghi về tính trung thực. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách hoàn thiện từng mục trong một bản sơ yếu lý lịch đúng chuẩn:

Phần 1: Thông tin cá nhân (Trang bìa và Trang 1)

• Họ và tên: Ghi chữ in hoa, có dấu và chính xác theo thông tin trên căn cước hoặc giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng.
• Nam/Nữ: Ghi rõ giới tính của bạn.
• Ngày, tháng, năm sinh: Ghi đúng theo thông tin trên Giấy khai sinh và CCCD.
• Nơi thường trú: Ghi đầy đủ địa chỉ thường trú theo thông tin cư trú hiện tại. Bạn có thể đối chiếu với căn cước, ứng dụng VNeID hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú khi cần.
• Nơi ở hiện tại: Nếu bạn đang ở cùng địa chỉ hộ khẩu, hãy ghi giống mục trên. Nếu đang tạm trú nơi khác, hãy ghi rõ địa chỉ nơi bạn đang sinh sống (Số nhà, phường, quận, thành phố...).
• Số định danh cá nhân: Điền chính xác dãy số trên căn cước hoặc giấy tờ tùy thân đang sử dụng.
• Cấp ngày... Tại...: Ghi rõ ngày tháng năm được cấp thẻ và nơi cấp (Ví dụ: Cục Cảnh sát QLHC về TTXH).
• Khi cần báo tin cho ai? Ở đâu?: Nên ghi thông tin của bố, mẹ, hoặc anh/chị/em ruột (kèm theo số điện thoại và địa chỉ) để nhà tuyển dụng hoặc cơ quan có thể liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.
• Ảnh thẻ: Dán ảnh 4x6 (chụp không quá 6 tháng), ghi rõ họ tên và ngày sinh mặt sau ảnh (phòng trường hợp ảnh bị bong). Yêu cầu UBND phường/xã đóng dấu giáp lai lên ảnh khi xin xác nhận.

Phần 2: Đặc điểm lịch sử bản thân

• Bản thân có đạo giáo gì không? Nếu không theo đạo nào, bạn ghi "Không". Nếu theo đạo (Phật giáo, Thiên chúa giáo...), hãy ghi rõ.
• Thành phần bản thân sau cải cách ruộng đất (hoặc cải tạo công thương nghiệp): Thường ứng viên trẻ hiện nay có thể ghi "Học sinh", "Sinh viên", "Công nhân", "Viên chức"... tùy thuộc vào nghề nghiệp hiện tại.
• Bản thân đã có tiền án, tiền sự gì chưa? Nếu không có, hãy ghi rõ "Không".

Phần 3: Quá trình hoạt động của bản thân

Đây là phần tóm tắt quá trình bạn đi học và đi làm. Cần trình bày theo trình tự thời gian liên tục.

Từ tháng/năm đến tháng/năm: (Ví dụ: Từ 09/2018 đến 06/2022).

Làm việc gì? Ở đâu?:

• Giai đoạn đi học: Ghi "Học sinh/Sinh viên trường...", "Học ngành...".
• Giai đoạn đi làm: Ghi "Làm chức vụ/vị trí... tại Công ty/Cơ quan...".
• Lưu ý: Không nên để trống thời gian quá lâu (gap year). Nếu có thời gian nghỉ ở nhà tìm việc, có thể ghi "Chờ việc tại địa phương".

Phần 4: Quan hệ gia đình

Mục này yêu cầu bạn kê khai trung thực thông tin về những người thân trong gia đình (Bố, Mẹ, Vợ/Chồng, Anh chị em ruột).

Khai về Bố đẻ/Mẹ đẻ/Vợ (Chồng)/Anh chị em ruột:

• Họ và tên: Ghi đầy đủ.
• Năm sinh: Ghi chính xác năm sinh.
• Nghề nghiệp, chỗ ở hiện nay: Ghi rõ công việc hiện tại (Nông dân, Giáo viên, Cán bộ hưu trí...) và địa chỉ cư trú của từng người.

Phần 5: Lời cam đoan và chứng thực chữ ký 

• Lời cam đoan: Ghi rõ địa danh, ngày tháng năm viết sơ yếu lý lịch, sau đó ký và ghi rõ họ tên. (Ví dụ: Hà Nội, ngày... tháng... năm...).

• Chứng thực chữ ký: Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu sơ yếu lý lịch có chứng thực, bạn cần chuẩn bị bản kê khai đã hoàn thiện và giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng. Không nên ký trước; người kê khai sẽ ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

  Việc chứng thực xác nhận chữ ký trên tờ khai là chữ ký của người yêu cầu chứng thực, không đồng nghĩa cơ quan thực hiện chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung về nhân thân, gia đình hoặc quá trình công tác đã kê khai.

>>> Xem thêm: TỔNG HỢP MẪU SƠ YẾU LÝ LỊCH ĐƠN GIẢN CHUẨN NHẤT 2025 

3.3. Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị loại ngay vòng đầu 

Ngay cả những ứng viên tiềm năng nhất cũng có thể đánh mất cơ hội do những sai sót nhỏ trong đơn xin việc và sơ yếu lý lịch. Dưới đây là những "điểm trừ" bạn cần tuyệt đối tránh:

• Lỗi chính tả và ngữ pháp: Đây là lỗi cơ bản nhưng cực kỳ phổ biến. Nó thể hiện sự thiếu cẩn thận và thiếu chuyên nghiệp của ứng viên. Hãy kiểm tra lại nhiều lần trước khi gửi.
• Định dạng lộn xộn: Sử dụng quá nhiều font chữ, màu sắc sặc sỡ, căn lề không đều sẽ khiến hồ sơ xin việc pdf của bạn trở nên khó đọc và mất điểm thẩm mỹ.
• Nội dung lan man, không đúng trọng tâm: Viết quá dài dòng về những kinh nghiệm không liên quan đến vị trí ứng tuyển. Nhà tuyển dụng chỉ dành vài giây để lướt qua mỗi hồ sơ, vì vậy hãy giữ nội dung súc tích và hướng vào mục tiêu.
• Gửi thiếu tài liệu: Kiểm tra kỹ yêu cầu của nhà tuyển dụng để đảm bảo bạn đã đính kèm đầy đủ file đơn xin việc và sơ yếu lý lịch cũng như các chứng chỉ liên quan.
• Điền nội dung không trung thực: Mọi thông tin cung cấp phải chính xác 100%. Bất kỳ sự gian dối nào về bằng cấp, kinh nghiệm hay thông tin cá nhân đều có thể dẫn đến việc bạn bị loại ngay lập tức.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết sơ yếu lý lịch xin việc chi tiết

4. Cách trình bày CV và đơn xin việc thân thiện với ATS 

4.1. Tối ưu hồ sơ theo hệ thống lọc ATS

Để đảm bảo hồ sơ của bạn "thân thiện" với ATS, hãy áp dụng các nguyên tắc sau:

• Sử dụng từ khóa (Keywords): Phân tích kỹ bản mô tả công việc (Job Description - JD) và chọn lọc ra những từ khóa quan trọng liên quan đến kỹ năng, công cụ, yêu cầu chuyên môn. Đưa các từ khóa chuyên môn phù hợp vào CV và đơn xin việc một cách tự nhiên, ưu tiên phần kinh nghiệm, kỹ năng và thành tựu liên quan. Không lặp từ khóa máy móc hoặc đưa thông tin không đúng với năng lực thực tế.
• Bố cục đơn giản, chuẩn mực: Tránh sử dụng biểu đồ, hình ảnh phức tạp, bảng biểu lồng nhau hay thiết kế chia cột quá phức tạp vì ATS có thể không đọc được thông tin trong đó. Hãy sử dụng bố cục dọc truyền thống, rõ ràng các tiêu đề mục.
• Sử dụng font chữ tiêu chuẩn: Chọn các font chữ dễ đọc như Arial, Calibri, Times New Roman. Tránh các font chữ viết tay hoặc quá cầu kỳ.
• Lưu ý các tiêu đề: Sử dụng các tiêu đề phổ biến mà ATS dễ dàng nhận dạng như "Kinh nghiệm làm việc", "Học vấn", "Kỹ năng". Tránh sáng tạo tiêu đề quá mức (ví dụ: thay vì "Hành trình nghề nghiệp", hãy dùng "Kinh nghiệm làm việc").
• Lưu ý định dạng file: Hãy luôn ưu tiên gửi hồ sơ xin việc bằng bản PDF trừ khi nhà tuyển dụng có yêu cầu cụ thể khác.

4.2. Cá nhân hóa hồ sơ theo từng vị trí ứng tuyển

Không có một file đơn xin việc và sơ yếu lý lịch nào là hoàn hảo cho mọi công việc, chính vị vậy bạn cần: 

• Điều chỉnh mục tiêu nghề nghiệp: Mục tiêu nghề nghiệp trong CV và phần mở đầu trong Cover Letter phải khớp với vị trí bạn đang ứng tuyển.
• Sắp xếp lại kinh nghiệm: Đưa những kinh nghiệm liên quan nhất lên vị trí đầu tiên hoặc dành nhiều không gian để mô tả chi tiết hơn. Những kinh nghiệm không liên quan có thể thu gọn hoặc loại bỏ.
• Nhấn mạnh kỹ năng phù hợp: Chọn lọc danh sách kỹ năng sao cho sát với yêu cầu của JD nhất.

Việc cá nhân hóa hồ sơ cho thấy bạn thực sự quan tâm và đã dành thời gian tìm hiểu về công việc và công ty, đây là một điểm cộng rất lớn trong mắt nhà tuyển dụng.

4.3. Lưu ý về định dạng, font chữ và cách gửi hồ sơ 

Một hồ sơ xin việc pdf chuyên nghiệp cần được chăm chút từ hình thức đến cách thức chuyển đến tay người nhận.

• Định dạng nhất quán: Đảm bảo sự nhất quán về lề, khoảng cách dòng, kích cỡ chữ giữa các mục. Thường tiêu đề sẽ lớn hơn nội dung một chút (ví dụ: Tiêu đề size 14-16, nội dung size 11-12).
• Sử dụng gạch đầu dòng (Bullet points): Thay vì viết những đoạn văn dài lê thê trong CV, hãy sử dụng gạch đầu dòng để liệt kê công việc và thành tựu. Điều này giúp hồ sơ dễ đọc và nắm bắt thông tin nhanh chóng.
• Viết email ứng tuyển chuyên nghiệp: Khi gửi file đơn xin việc và sơ yếu lý lịch qua email, hãy đảm bảo tiêu đề email rõ ràng. Nội dung email cần có lời chào, giới thiệu ngắn gọn lý do gửi email và liệt kê các file đính kèm. Ký tên ở cuối email cùng với thông tin liên hệ.
• Kiểm tra file đính kèm: Trước khi nhấn nút gửi, hãy mở lại các file PDF đính kèm để chắc chắn rằng bạn đã đính đúng file, file không bị lỗi định dạng hoặc bị hỏng.

Trước khi chỉnh sửa CV và đơn xin việc, bạn nên xem các vị trí HBR đang tuyển, chọn công việc phù hợp và đối chiếu hồ sơ với yêu cầu trong JD.

5. Câu hỏi thường gặp về đơn xin việc và sơ yếu lý lịch

5.1. Hồ sơ xin việc PDF có cần công chứng không?

Hồ sơ xin việc PDF dùng ở vòng ứng tuyển thường không cần công chứng hoặc chứng thực. Ứng viên chủ yếu gửi CV, đơn xin việc và các tài liệu được nhà tuyển dụng yêu cầu.

Khi được tiếp nhận hoặc chuẩn bị ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể yêu cầu ứng viên bổ sung bản giấy, bản sao chứng thực hoặc sơ yếu lý lịch có chứng thực chữ ký. Bạn nên đọc kỹ thông báo tuyển dụng và chỉ chuẩn bị những giấy tờ được yêu cầu.

5.2. Xin việc online có cần sơ yếu lý lịch không?

Ở vòng ứng tuyển online, phần lớn doanh nghiệp ưu tiên CV và thông tin ứng tuyển cơ bản. Sơ yếu lý lịch thường chỉ được yêu cầu bổ sung khi nhà tuyển dụng cần hoàn thiện hồ sơ nhân sự.

Tuy nhiên, quy trình của mỗi doanh nghiệp và vị trí có thể khác nhau. Ứng viên nên kiểm tra kỹ danh sách tài liệu trong JD trước khi gửi hồ sơ.

5.3. Đơn xin việc và CV có thể thay thế nhau không?

Đơn xin việc và CV không thể thay thế nhau vì chúng đóng vai trò khác nhau. CV tóm tắt kinh nghiệm/kỹ năng (thông tin kỹ thuật), còn đơn xin việc là thư bày tỏ nguyện vọng và sự phù hợp (tạo ấn tượng đầu). Bạn nên gửi cả hai để thể hiện sự chuyên nghiệp và tối đa cơ hội trúng tuyển.

5.4. Có thể dùng một mẫu đơn xin việc cho nhiều công ty không?

Bạn có thể dùng một khung mẫu đơn xin việc (bố cục, cấu trúc) cho nhiều công ty để tiết kiệm thời gian, nhưng không nên gửi cùng một nội dung y hệt. Hãy cá nhân hóa tên công ty, vị trí ứng tuyển và lý do ứng tuyển để thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng tỷ lệ được mời phỏng vấn.

5.5. Thời hạn của sơ yếu lý lịch là bao lâu? 

Pháp luật Việt Nam không quy định thời hạn cụ thể cho sơ yếu lý lịch, tuy nhiên trên thực tế, các doanh nghiệp thường yêu cầu sơ yếu lý lịch đã được chứng thực trong vòng 6 tháng gần nhất. Một số nơi có thể chấp nhận thời hạn 3 tháng tùy theo yêu cầu tuyển dụng.

Đơn xin việc và sơ yếu lý lịch là những giấy tờ quan trọng giúp nhà tuyển dụng đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên ngay từ vòng đầu tiên. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, trình bày chuyên nghiệp và đúng chuẩn sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt cũng như tăng cơ hội được gọi phỏng vấn. Hy vọng những mẫu đơn xin việc và sơ yếu lý lịch trong bài viết sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thiện hồ sơ và tự tin hơn trên hành trình tìm kiếm công việc phù hợp.

Hoàn thiện hồ sơ, khám phá cơ hội nghề nghiệp tại HBR

Sau khi chuẩn bị đơn xin việc, sơ yếu lý lịch và CV, bạn có thể bắt đầu lựa chọn công việc phù hợp với kinh nghiệm và định hướng phát triển của mình.

Tại HBR, nhân sự có cơ hội làm việc trong môi trường đề cao tinh thần học hỏi, chủ động và ứng dụng công nghệ vào công việc. Tùy từng vị trí và chính sách áp dụng, nhân sự được tham gia các hoạt động đào tạo chuyên môn, cập nhật kiến thức về AI, Marketing, Kinh doanh, Nhân sự và quản trị; đồng thời được định hướng phát triển theo năng lực.

→ Xem đầy đủ mô tả công việc và các vị trí HBR đang tuyển

ỨNG TUYỂN NGAY