MÔ TẢ CÔNG VIỆC SALES ADMIN: NHIỆM VỤ, KỸ NĂNG VÀ JD MẪU MỚI NHẤT

Bạn đang tìm việc Sales Admin nhưng chưa rõ vị trí này thực sự làm gì? Sales Admin có phải chạy doanh số không, công việc có nhiều áp lực hay không, cần những kỹ năng gì và cơ hội thăng tiến ra sao? 

Trong bài viết này, hãy cùng HBR Careers khám phá chi tiết mô tả công việc Sales Admin, các kỹ năng cần có, yêu cầu tuyển dụng, mẫu JD tham khảo và lộ trình phát triển nghề nghiệp của vị trí đầy tiềm năng này. 

1. Sales Admin là gì?

Sale Admin (Sales Administrator) hay còn gọi là quản trị viên bán hàng hoặc thư ký kinh doanh. Họ là người đảm nhận các công việc hành chính, hỗ trợ và điều phối quy trình bán hàng.

Đây là cầu nối quan trọng giữa bộ phận kinh doanh (sales) với khách hàng và các phòng ban khác (kế toán, kho vận). Thay vì trực tiếp tìm kiếm hoặc tư vấn khách hàng như nhân viên kinh doanh, Sales Admin tập trung vào việc hỗ trợ để đội ngũ Sales đạt hiệu suất cao hơn.

1.1. Vai trò của Sales Admin trong đội ngũ kinh doanh

Trong nhiều doanh nghiệp, Sales Admin được xem là cầu nối giữa bộ phận Kinh doanh với các phòng ban như Kế toán, Kho vận, Chăm sóc khách hàng và Vận hành. Vị trí này giúp đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác, quy trình xử lý đơn hàng diễn ra nhanh chóng và hạn chế các sai sót ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

Vai trò cốt lõi của Sales Admin trong đội ngũ bao gồm:

• Quản trị và điều phối đơn hàng: Tiếp nhận, xử lý, cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống và theo dõi tiến độ giao nhận.
• Quản lý hồ sơ, chứng từ: Soạn thảo, chỉnh sửa và lưu trữ các báo giá, thư chào hàng, hợp đồng và xuất hóa đơn.
• Xử lý dữ liệu và báo cáo: Thống kê doanh số, theo dõi công nợ, quản lý thông tin khách hàng và lập báo cáo kinh doanh định kỳ cho quản lý.
• Hỗ trợ dịch vụ khách hàng: Là đầu mối tiếp nhận phản hồi, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh từ khách hàng.
• Lên kế hoạch và đôn đốc: Nhắc nhở tiến độ thực hiện chỉ tiêu (KPI) và các kế hoạch công việc của đội ngũ kinh doanh.

>>> Xem thêm: TỔNG HỢP KỸ NĂNG SALES CẦN CÓ ĐỂ TĂNG KHẢ NĂNG BÁN HÀNG, CHỐT ĐƠN 

1.2. Sales Admin khác gì Sales Executive và Admin thông thường?

Nhiều ứng viên thường nhầm lẫn giữa Sales Admin, Sales Executive và nhân viên Hành chính (Admin). Tuy nhiên, đây là ba vị trí có mục tiêu và phạm vi công việc hoàn toàn khác nhau. 

Hiểu rõ sự khác biệt giữa các vị trí này sẽ giúp ứng viên lựa chọn công việc phù hợp với năng lực và định hướng nghề nghiệp của mình, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng mô tả công việc và tiêu chí tuyển dụng chính xác hơn. 

Bạn yêu thích công việc hỗ trợ khách hàng, có kỹ năng giao tiếp tốt và mong muốn phát triển trong lĩnh vực kinh doanh? HBR Careers đang tuyển dụng các vị trí, Sales Admin, trợ lý kinh doanh, trợ lý coaching. Ứng tuyển ngay để gia nhập đội ngũ chuyên nghiệp, phát triển năng lực bản thân và đồng hành cùng khách hàng trên hành trình phát triển sự nghiệp. 

>>> HBR CAREERS TUYỂN DỤNG: 

• SALES ADMIN - THU NHẬP: 14 - 18 TRIỆU/THÁNG 
• TRỢ LÝ COACHING - TRƯỜNG DOANH NHÂN HBR 
• TRỢ LÝ KINH DOANH - THU NHẬP: 15 - 20 TRIỆU/THÁNG 

1.3. Sales Admin có áp lực doanh số không?

Sales Admin không phải là người trực tiếp tìm kiếm khách hàng hay chốt hợp đồng như nhân viên kinh doanh, vì vậy áp lực doanh số thường không lớn theo hình thức KPI cá nhân. Tuy nhiên, vị trí này vẫn phải đối mặt với nhiều áp lực gián tiếp:

Tốc độ và độ chính xác trong xử lý công việc là áp lực lớn nhất mà Sales Admin thường phải đối mặt. Vị trí này phải xử lý khối lượng lớn hợp đồng, hồ sơ khách hàng, báo giá và dữ liệu trên hệ thống trong thời gian ngắn, đặc biệt vào cuối tháng hoặc cuối quý khi đội ngũ kinh doanh cần hoàn tất chỉ tiêu. Chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình nhập liệu hoặc kiểm tra thông tin cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ chốt đơn và doanh thu của doanh nghiệp.

Tiến độ công việc và khả năng phối hợp giữa các bộ phận cũng là yếu tố tạo nên áp lực đáng kể đối với Sales Admin. Họ thường chịu trách nhiệm theo dõi tình trạng đơn hàng, phối hợp với các phòng ban liên quan, quản lý công nợ và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh. Vì vậy, công việc đòi hỏi sự cẩn thận, khả năng sắp xếp khoa học và tinh thần trách nhiệm cao để đảm bảo mọi quy trình được vận hành đúng kế hoạch.

Kết quả kinh doanh chung của phòng ban cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá hiệu suất của Sales Admin tại nhiều doanh nghiệp. Khi doanh số tăng trưởng tốt, bộ phận Sales Admin được ghi nhận vì đã hỗ trợ hiệu quả cho đội ngũ bán hàng. Ngược lại, trong những giai đoạn cao điểm hoặc khi áp lực doanh số gia tăng, họ cũng phải làm việc với cường độ cao để đảm bảo các hoạt động hỗ trợ không bị gián đoạn.

2. Mô tả công việc Sales Admin chi tiết

Sales Admin là vị trí chịu trách nhiệm hỗ trợ và điều phối các hoạt động kinh doanh phía sau, giúp quy trình bán hàng diễn ra hiệu quả và hạn chế sai sót. Tùy quy mô doanh nghiệp, phạm vi công việc có thể khác nhau nhưng thường xoay quanh các nhiệm vụ sau.

2.1. Quản lý và cập nhật dữ liệu khách hàng trên hệ thống

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Sales Admin là quản lý thông tin khách hàng trên các phần mềm CRM, ERP hoặc hệ thống nội bộ của doanh nghiệp.

Công việc này bao gồm:

• Nhập liệu và cập nhật thông tin khách hàng mới.
• Theo dõi lịch sử giao dịch và tương tác với khách hàng.
• Kiểm tra, chuẩn hóa dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.
• Phân loại khách hàng theo nhóm, khu vực hoặc nhu cầu.

Dữ liệu khách hàng được cập nhật đầy đủ sẽ giúp đội ngũ kinh doanh tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược bán hàng phù hợp.

2.2. Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh xử lý hồ sơ và hợp đồng

Sales Admin đóng vai trò hỗ trợ nhân viên kinh doanh trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và các thủ tục liên quan đến hoạt động bán hàng.

Công việc này bao gồm việc soạn thảo hợp đồng theo mẫu của doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ khách hàng và hồ sơ dự án, kiểm tra tính chính xác của các thông tin trước khi trình ký, đồng thời theo dõi tình trạng ký kết và lưu trữ hợp đồng theo đúng quy định.

Nhờ đảm nhận các công việc hành chính và giấy tờ quan trọng, Sales Admin giúp đội ngũ Sales giảm bớt áp lực vận hành, từ đó có thêm thời gian tập trung vào hoạt động tư vấn, chăm sóc và phát triển khách hàng.

2.3. Theo dõi đơn hàng và tiến độ thực hiện

Sau khi đơn hàng được xác nhận, Sales Admin sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan để theo dõi tiến độ xử lý nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch. Công việc này bao gồm tiếp nhận và cập nhật thông tin đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng hoặc triển khai dịch vụ, đồng thời thường xuyên kiểm tra tình trạng thực hiện để kịp thời phát hiện các vấn đề phát sinh.

Bên cạnh đó, Sales Admin còn có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban liên quan để xử lý sự cố và cập nhật trạng thái đơn hàng cho nhân viên kinh doanh cũng như khách hàng. Việc kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, góp phần giảm thiểu khiếu nại, đồng thời tăng mức độ hài lòng và sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp.

2.4. Quản lý báo giá, chứng từ và tài liệu bán hàng

Trong hoạt động kinh doanh, Sales Admin thường chịu trách nhiệm quản lý các tài liệu liên quan đến quá trình bán hàng.

Công việc bao gồm:

• Soạn thảo và cập nhật báo giá.
• Quản lý hợp đồng, biên bản, phụ lục và hóa đơn.
• Lưu trữ tài liệu theo đúng quy trình của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị tài liệu phục vụ các buổi gặp gỡ hoặc đàm phán với khách hàng.

Sự cẩn thận và chính xác trong khâu quản lý chứng từ giúp hạn chế rủi ro pháp lý và sai sót trong quá trình giao dịch.

2.5. Phối hợp với các phòng ban liên quan

Sales Admin là cầu nối giữa bộ phận Kinh doanh với các phòng ban khác trong doanh nghiệp. Trong quá trình làm việc, họ thường xuyên phối hợp với bộ phận Kế toán để theo dõi thanh toán và công nợ, đồng thời làm việc với Kho vận nhằm kiểm tra tình trạng tồn kho cũng như tiến độ giao hàng cho khách.

Bên cạnh đó, Sales Admin còn phối hợp với bộ phận Chăm sóc khách hàng để tiếp nhận và xử lý các phản hồi sau bán, đồng thời cập nhật thông tin từ phòng Marketing về các chương trình bán hàng hoặc khuyến mại đang triển khai. Khả năng phối hợp hiệu quả với nhiều phòng ban giúp Sales Admin đảm bảo quy trình vận hành diễn ra thông suốt và hỗ trợ hoạt động kinh doanh đạt kết quả tốt hơn.

2.6. Lập báo cáo kinh doanh định kỳ

Bên cạnh công việc hành chính, Sales Admin còn hỗ trợ quản lý trong việc tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo kinh doanh.

Một số báo cáo phổ biến gồm:

• Báo cáo doanh số theo ngày, tuần hoặc tháng.
• Báo cáo đơn hàng và tỷ lệ hoàn thành.
• Báo cáo công nợ khách hàng.
• Báo cáo hiệu quả làm việc của đội ngũ kinh doanh.

Những số liệu này là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định quản lý phù hợp.

2.7. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng sau bán

Tại nhiều doanh nghiệp, Sales Admin tham gia vào hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán nhằm duy trì mối quan hệ và nâng cao mức độ hài lòng.

Công việc này bao gồm việc tiếp nhận phản hồi, khiếu nại từ khách hàng, hỗ trợ giải đáp các vấn đề liên quan đến đơn hàng hoặc hợp đồng, theo dõi quá trình bảo hành, gia hạn hoặc tái ký hợp đồng, đồng thời phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các yêu cầu phát sinh.

Khi thực hiện tốt nhiệm vụ chăm sóc khách hàng sau bán, Sales Admin giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ giữ chân khách hàng, tăng mức độ hài lòng và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác cũng như khách hàng.

>>> Xem thêm: E-MARKETING LÀ GÌ? GIẢI MÃ CHIẾN LƯỢC TIẾP THỊ SỐ THỜI ĐẠI 4.0 

3. Những kỹ năng và tố chất cần có của Sales Admin

Để hoàn thành tốt công việc hỗ trợ kinh doanh và vận hành bán hàng, Sales Admin không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà còn phải sở hữu nhiều kỹ năng mềm quan trọng. Đây là những yếu tố giúp vị trí này xử lý công việc chính xác, phối hợp hiệu quả với các phòng ban và hỗ trợ đội ngũ kinh doanh đạt hiệu suất cao hơn.

3.1. Kỹ năng quản lý và phân tích dữ liệu

Dữ liệu là một trong những tài sản quan trọng nhất mà Sales Admin phải quản lý hằng ngày. Từ thông tin khách hàng, đơn hàng, hợp đồng đến doanh số bán hàng đều cần được cập nhật và theo dõi chính xác.

Vì vậy, Sales Admin cần có khả năng:

• Thu thập và quản lý dữ liệu khoa học: Giúp lưu trữ thông tin khách hàng, đơn hàng và hợp đồng một cách hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và kiểm soát dữ liệu khi cần.
• Kiểm tra và đối chiếu thông tin: Hỗ trợ phát hiện sai lệch hoặc thiếu sót trong quá trình xử lý dữ liệu. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Tổng hợp và lập báo cáo: Giúp theo dõi doanh số, hiệu suất bán hàng và các chỉ số quan trọng. Báo cáo chính xác là cơ sở để quản lý đưa ra quyết định phù hợp.
• Phân tích dữ liệu cơ bản: Hỗ trợ nhận diện xu hướng kinh doanh và đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng. Đây là kỹ năng giúp Sales Admin tạo thêm giá trị cho doanh nghiệp.

Khả năng xử lý dữ liệu tốt giúp hạn chế sai sót trong vận hành, đồng thời cung cấp những thông tin quan trọng phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3.2. Kỹ năng sử dụng công nghệ và phần mềm

Trong thời đại chuyển đổi số, phần lớn công việc của Sales Admin được thực hiện trên các hệ thống quản lý và phần mềm chuyên dụng. Do đó, việc thành thạo công nghệ là yêu cầu gần như bắt buộc đối với vị trí này.

Một số kỹ năng công nghệ cần có gồm:

• Thành thạo Excel hoặc Google Sheets: Giúp xử lý dữ liệu, lập báo cáo và theo dõi doanh số hiệu quả. Đây là công cụ được sử dụng thường xuyên trong công việc hằng ngày.
• Sử dụng phần mềm CRM: Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng và theo dõi lịch sử giao dịch. Điều này giúp đội ngũ kinh doanh chăm sóc khách hàng tốt hơn.
• Làm việc với hệ thống ERP: Giúp quản lý đơn hàng, công nợ và quy trình vận hành nội bộ. Nhờ đó, các bộ phận có thể phối hợp hiệu quả hơn.
• Sử dụng công cụ quản lý công việc: Hỗ trợ theo dõi tiến độ và trao đổi thông tin giữa các phòng ban. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thất lạc thông tin.

Khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm giúp Sales Admin làm việc nhanh hơn, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

3.3. Kỹ năng giao tiếp và phối hợp đa phòng ban

Mặc dù không trực tiếp bán hàng, Sales Admin vẫn thường xuyên làm việc với nhiều đối tượng như nhân viên kinh doanh, kế toán, kho vận, chăm sóc khách hàng và đôi khi cả khách hàng hoặc đối tác. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp và khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng là yếu tố rất quan trọng, giúp kết nối hiệu quả giữa các bộ phận và hạn chế những hiểu lầm trong quá trình làm việc.

Bên cạnh đó, Sales Admin cần có kỹ năng phối hợp, xử lý tình huống linh hoạt và tinh thần làm việc nhóm tốt để giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh, đảm bảo tiến độ công việc không bị gián đoạn. Một Sales Admin có khả năng kết nối tốt giữa các phòng ban sẽ góp phần giúp quy trình kinh doanh vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.

3.4. Kỹ năng quản lý thời gian và sự cẩn thận trong công việc

Khối lượng công việc của Sales Admin thường khá lớn với nhiều đầu việc diễn ra đồng thời như xử lý đơn hàng, theo dõi hợp đồng, cập nhật dữ liệu và lập báo cáo. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian kết hợp với sự cẩn thận đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và độ chính xác công việc.

Trước hết, khả năng quản lý thời gian giúp Sales Admin sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, tập trung xử lý các nhiệm vụ quan trọng trước, từ đó đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và tránh tình trạng quá tải. Đồng thời, việc kiểm soát nhiều đầu việc cùng lúc cũng trở nên hiệu quả hơn, hạn chế bỏ sót hoặc chậm trễ trong xử lý công việc, góp phần duy trì quy trình vận hành ổn định và nâng cao hiệu suất làm việc.

Bên cạnh đó, tính cẩn thận và khả năng kiểm soát sai sót là yếu tố không thể thiếu, đặc biệt trong các công việc liên quan đến dữ liệu khách hàng, đơn hàng, hợp đồng hay báo cáo doanh số. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và trải nghiệm khách hàng. Do đó, Sales Admin cần duy trì thói quen kiểm tra, đối chiếu thông tin thường xuyên, tuân thủ quy trình làm việc và đảm bảo độ chính xác ngay cả khi khối lượng công việc lớn.

Sự kết hợp giữa quản lý thời gian hiệu quả và tính cẩn thận không chỉ giúp nâng cao hiệu suất công việc mà còn giảm thiểu rủi ro, góp phần xây dựng sự chuyên nghiệp và uy tín trong môi trường kinh doanh.

>>> Xem thêm: KỸ NĂNG CỨNG LÀ GÌ? TOP 15 KỸ NĂNG GIÚP BẠN BỨT PHÁ SỰ NGHIỆP 

4. Yêu cầu tuyển dụng Sales Admin

Sales Admin là vị trí phù hợp với những ứng viên yêu thích công việc văn phòng, có khả năng quản lý dữ liệu và hỗ trợ vận hành kinh doanh. So với nhiều vị trí khác trong lĩnh vực bán hàng, yêu cầu tuyển dụng Sales Admin thường không quá khắt khe về kinh nghiệm nhưng đòi hỏi sự cẩn thận, khả năng phối hợp và kỹ năng sử dụng công nghệ.

Tùy theo quy mô doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động, tiêu chí tuyển dụng có thể khác nhau. Tuy nhiên, phần lớn nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên các yêu cầu dưới đây.

4.1. Trình độ học vấn và kinh nghiệm

Đối với trình độ học vấn, đa số doanh nghiệp yêu cầu ứng viên tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học thuộc các nhóm ngành như Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Thương mại, Marketing, Tài chính, Kế toán hoặc các ngành có liên quan đến hoạt động quản trị và vận hành doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bằng cấp không phải là yếu tố quyết định duy nhất. Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng tuyển dụng ứng viên trái ngành nếu có kỹ năng phù hợp và khả năng học hỏi nhanh.

Về kinh nghiệm làm việc, yêu cầu thường được chia theo từng cấp độ:

Đối với ứng viên mới ra trường

• Không yêu cầu hoặc yêu cầu dưới 1 năm kinh nghiệm.
• Ưu tiên ứng viên từng tham gia thực tập hoặc làm việc trong các vị trí Hành chính, Chăm sóc khách hàng, Kế toán, Văn phòng.
• Có khả năng sử dụng tin học văn phòng và xử lý dữ liệu cơ bản.

Đối với ứng viên có kinh nghiệm

• Từ 1–3 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin hoặc các công việc liên quan.
• Có kinh nghiệm làm việc với CRM, ERP hoặc các hệ thống quản lý dữ liệu.
• Hiểu quy trình xử lý đơn hàng, hợp đồng và báo cáo kinh doanh.
• Có khả năng phối hợp với nhiều phòng ban trong doanh nghiệp.

Trên thực tế, nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao kinh nghiệm vận hành và khả năng xử lý công việc hơn là số năm kinh nghiệm đơn thuần.

4.2. Kỹ năng và chứng chỉ được ưu tiên

Bên cạnh trình độ học vấn và kinh nghiệm, nhà tuyển dụng thường ưu tiên những ứng viên sở hữu các kỹ năng chuyên môn phù hợp với đặc thù công việc Sales Admin.

Một số kỹ năng được đánh giá cao gồm:

• Thành thạo Microsoft Excel hoặc Google Sheets.
• Kỹ năng nhập liệu và quản lý dữ liệu chính xác.
• Kỹ năng lập báo cáo và tổng hợp số liệu.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp nội bộ.
• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc.
• Khả năng sử dụng CRM, ERP hoặc các phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Ngoài ra, một số chứng chỉ có thể giúp ứng viên gia tăng lợi thế khi ứng tuyển:

• Chứng chỉ Tin học văn phòng MOS.
• Chứng chỉ Excel nâng cao.
• Chứng chỉ CRM hoặc ERP từ các đơn vị đào tạo uy tín.
• Chứng chỉ về quản trị kinh doanh hoặc quản lý vận hành.
• Chứng chỉ tiếng Anh

Mặc dù chứng chỉ không phải yêu cầu bắt buộc, nhưng đây là minh chứng cho năng lực chuyên môn và tinh thần học hỏi của ứng viên. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng đẩy mạnh chuyển đổi số, những ứng viên thành thạo công nghệ và các hệ thống quản lý hiện đại thường có nhiều cơ hội trúng tuyển và phát triển nghề nghiệp hơn.

Nhìn chung, yêu cầu tuyển dụng Sales Admin không quá khó tiếp cận đối với sinh viên mới ra trường hoặc người có kinh nghiệm ở các vị trí văn phòng. Điều quan trọng là ứng viên cần trang bị nền tảng tin học tốt, kỹ năng quản lý dữ liệu và khả năng phối hợp hiệu quả để đáp ứng yêu cầu công việc.

>>> Xem thêm: AI AUTOMATION MARKETING: VŨ KHÍ BÍ MẬT ĐỘT PHÁ CHIẾN LƯỢC TIẾP THỊ 

5. Mẫu JD Sales Admin dành cho nhà tuyển dụng

Việc xây dựng JD Sales Admin rõ ràng và đầy đủ giúp doanh nghiệp thu hút đúng ứng viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc do lệch kỳ vọng và nâng cao hiệu quả tuyển dụng. Một bản mô tả công việc chuẩn cần liệt kê đầy đủ nhiệm vụ hằng ngày, đồng thời thể hiện rõ yêu cầu năng lực, quyền lợi và tiêu chí đánh giá hiệu suất của vị trí.

Dưới đây là mẫu JD Sales Admin tham khảo được xây dựng dựa trên các yêu cầu tuyển dụng phổ biến hiện nay. Nhà tuyển dụng có thể điều chỉnh nội dung để phù hợp với quy mô doanh nghiệp, ngành nghề và mục tiêu kinh doanh của mình.

Mô tả công việc: Sales Admin (hỗ trợ kinh doanh)

1. Thông tin chung và Mục tiêu công việc

2. Nhiệm vụ và Trách nhiệm chính

• Quản lý hồ sơ và hợp đồng: Soạn thảo, theo dõi và quản lý các hợp đồng kinh tế, báo giá, phụ lục hợp đồng và hồ sơ dự thầu theo quy định của công ty.
• Xử lý đơn hàng: Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý đơn hàng từ đội ngũ Sales hoặc trực tiếp từ khách hàng. Phối hợp với bộ phận Kế toán và Kho/Vận chuyển để đảm bảo tiến độ giao hàng và thanh toán.
• Quản lý dữ liệu và hệ thống (CRM): Cập nhật, lưu trữ và duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng. Đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin trên hệ thống.
• Báo cáo và phân tích: Lập các báo cáo định kỳ (ngày/tuần/tháng) về doanh số, công nợ, tình trạng đơn hàng và hiệu suất của bộ phận Kinh doanh để gửi Ban Lãnh đạo.
• Hỗ trợ chung: Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hội thảo khách hàng của bộ phận. Xử lý các khiếu nại cơ bản hoặc chuyển tiếp thông tin tới bộ phận chuyên trách giải quyết.

3. Yêu cầu công việc

• Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Kế toán, hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Kinh nghiệm: Có ít nhất [1 - 2 năm] kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Trợ lý Kinh doanh hoặc các vị trí hành chính tương đương.
• Kỹ năng chuyên môn:
• Thành thạo Tin học văn phòng (đặc biệt là Microsoft Excel, Word để làm báo cáo và soạn thảo văn bản).
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng (CRM), ERP hoặc phần mềm kế toán.
• Kỹ năng mềm:
• Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.
• Tư duy logic, kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả.
• Cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm cao với số liệu.

4. Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập: Mức lương cơ bản [Điền mức lương, ví dụ: 8.000.000 - 12.000.000 VNĐ] + Thưởng hiệu quả công việc/KPI.
• Phúc lợi: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.
• Chế độ khác: Lương tháng 13, thưởng các dịp Lễ/Tết, khám sức khỏe định kỳ và tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch thường niên của công ty.
• Môi trường: Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, hệ thống quy trình rõ ràng và có cơ hội thăng tiến lên các vị trí quản lý cấp trung hoặc chuyển đổi sang chuyên viên Sales.

5. Cách thức ứng tuyển

• Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV về địa chỉ email: [Email tuyển dụng]
• Tiêu đề email ghi rõ: [Tên Công Ty] - Ứng tuyển Sales Admin - [Họ và Tên]
• Thời hạn nhận hồ sơ: Đến hết ngày [Ngày/Tháng/Năm]

Tải và chỉnh sửa mẫu JD tại đây!

>>> Xem thêm: CÁCH VIẾT CV NHÂN VIÊN SALE CHUYÊN NGHIỆP VÀ CÁC MẪU CV SALES ẤN TƯỢNG 

6. Lộ trình thăng tiến của Sales Admin

Nhiều ứng viên cho rằng Sales Admin chỉ là vị trí hỗ trợ hành chính và ít cơ hội phát triển. Tuy nhiên trên thực tế, đây là công việc giúp người lao động hiểu rõ quy trình bán hàng, vận hành doanh nghiệp, quản lý dữ liệu khách hàng và phối hợp đa phòng ban. Đây đều là những nền tảng quan trọng để phát triển lên các vị trí chuyên môn hoặc quản lý trong tương lai.

Tùy vào năng lực, kinh nghiệm và định hướng nghề nghiệp, Sales Admin có thể thăng tiến theo nhiều hướng khác nhau.

6.1. Sales Admin Intern

Yêu cầu kinh nghiệm: Chưa yêu cầu kinh nghiệm hoặc dưới 1 năm kinh nghiệm.

Đây là vị trí dành cho sinh viên hoặc người chưa có kinh nghiệm muốn làm quen với môi trường kinh doanh và vận hành doanh nghiệp.

Ở giai đoạn này, công việc chủ yếu tập trung vào các nhiệm vụ hỗ trợ cơ bản như nhập liệu, cập nhật thông tin khách hàng, sắp xếp hồ sơ, theo dõi chứng từ và hỗ trợ xử lý đơn hàng. Thời gian thực tập giúp ứng viên hiểu rõ quy trình làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp.

6.2. Sales Admin

Yêu cầu kinh nghiệm Sales Admin: Từ 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin hoặc các công việc hành chính, hỗ trợ kinh doanh liên quan.

Sau khi tích lũy kiến thức và kỹ năng nền tảng, ứng viên có thể đảm nhận vị trí Sales Admin chính thức.

Ở cấp độ này, nhân sự chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi hợp đồng, xử lý đơn hàng, lập báo cáo kinh doanh và phối hợp với các phòng ban liên quan. Đây là giai đoạn giúp Sales Admin xây dựng nền tảng chuyên môn vững chắc và hiểu sâu hơn về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

6.3. Senior Sales Admin

Yêu cầu kinh nghiệm: Từ 2–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Sales Admin hoặc Sales Support.

Sau khoảng 2–5 năm kinh nghiệm, Sales Admin có thể phát triển lên vị trí Senior Sales Admin.

Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, Senior Sales Admin còn tham gia kiểm soát quy trình làm việc, hướng dẫn nhân sự mới, xử lý các nghiệp vụ phức tạp và hỗ trợ quản lý trong việc xây dựng hệ thống vận hành bán hàng. Đây là bước đệm quan trọng trước khi chuyển sang các vị trí quản lý hoặc vận hành cấp cao hơn.

6.4. Sales Operations Executive

Yêu cầu kinh nghiệm: Từ 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Sales Admin, Sales Operations hoặc vận hành kinh doanh.

Sales Operations Executive là vị trí chuyên sâu về vận hành kinh doanh và tối ưu hiệu quả bán hàng.

Công việc không chỉ dừng lại ở việc xử lý dữ liệu mà còn tập trung vào xây dựng quy trình, phân tích hiệu suất bán hàng, quản lý hệ thống CRM, ERP và đề xuất giải pháp nâng cao năng suất cho đội ngũ kinh doanh. Đây là hướng phát triển phù hợp với những Sales Admin yêu thích dữ liệu và vận hành hệ thống.

6.5. Sales Operations Manager

Yêu cầu kinh nghiệm: Từ 5–8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành kinh doanh, trong đó có kinh nghiệm quản lý đội nhóm.

Sau khi tích lũy kinh nghiệm quản lý vận hành, nhân sự có thể phát triển lên vị trí Sales Operations Manager.

Vị trí này chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược vận hành bán hàng, quản lý hệ thống dữ liệu kinh doanh, tối ưu quy trình làm việc và phối hợp với các phòng ban để nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ đội ngũ Sales. Đây là một trong những cấp quản lý có vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô.

6.6. Trưởng nhóm kinh doanh

Yêu cầu kinh nghiệm: Từ 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh hoặc hỗ trợ kinh doanh, có khả năng quản lý đội nhóm.

Bên cạnh hướng phát triển về vận hành, Sales Admin cũng có thể chuyển sang lĩnh vực kinh doanh trực tiếp nếu có mong muốn làm việc với khách hàng và quản lý doanh số.

Nhờ hiểu rõ quy trình bán hàng, dữ liệu khách hàng và hoạt động nội bộ, nhiều Sales Admin có thể phát triển thành Sales Executive, Senior Sales rồi thăng tiến lên vị trí Trưởng nhóm kinh doanh. Đây là lựa chọn phù hợp với những người có khả năng giao tiếp, đàm phán và định hướng phát triển theo con đường quản lý bán hàng.

6.7. Cơ hội nghề nghiệp của Sales Admin trong tương lai

Trong bối cảnh doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi số và ứng dụng các hệ thống CRM, ERP vào quản lý kinh doanh, nhu cầu tuyển dụng Sales Admin và các vị trí liên quan đến Sales Operations đang ngày càng tăng.

Sales Admin còn có cơ hội phát triển sang nhiều lĩnh vực như vận hành kinh doanh, quản trị dữ liệu, chăm sóc khách hàng, quản lý dự án hoặc quản lý kinh doanh. Những người thành thạo công nghệ, có khả năng phân tích dữ liệu và hiểu quy trình vận hành doanh nghiệp sẽ có nhiều lợi thế trên thị trường lao động.

Nhìn chung, Sales Admin là vị trí có lộ trình phát triển rõ ràng với nhiều cơ hội thăng tiến cả theo hướng chuyên môn lẫn quản lý. Đây là lựa chọn phù hợp cho những người muốn xây dựng sự nghiệp lâu dài trong lĩnh vực kinh doanh và vận hành doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm trong lĩnh vực Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Marketing, Nhân sự và nhiều ngành nghề tiềm năng khác, hãy theo dõi HBR Careers để cập nhật những vị trí tuyển dụng mới nhất và tìm kiếm môi trường phù hợp để phát triển sự nghiệp lâu dài.

Khi gia nhập HBR Careers, bạn sẽ làm việc trong môi trường đề cao phát triển cá nhân và tạo điều kiện để mỗi nhân sự phát huy tối đa năng lực.

Tại đây, bạn có cơ hội tham gia chương trình đào tạo chuyên sâu trị giá đến 100 triệu đồng, kết hợp giữa hệ thống đào tạo nội bộ và các khóa học từ đơn vị uy tín. Đồng thời, văn hóa Learning Culture khuyến khích nhân sự liên tục học hỏi và nâng cao năng lực qua các workshop, chương trình đào tạo thực tiễn.

HBR Careers cũng đầu tư vào công nghệ hiện đại, tối ưu quy trình làm việc và xây dựng môi trường chuyên nghiệp. Bên cạnh đó là chính sách lương thưởng, phúc lợi minh bạch, ghi nhận xứng đáng những đóng góp của nhân sự.

Đặc biệt, công ty xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng, từ nhân viên đến chuyên viên và các vị trí quản lý, giúp bạn phát triển chuyên môn và sự nghiệp lâu dài.

Hiện HBR Careers đang tuyển dụng nhiều vị trí trong các lĩnh vực tư vấn giáo dục, chăm sóc khách hàng, kinh doanh, nhân sự và nhiều ngành nghề tiềm năng khác. Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường năng động, chú trọng đào tạo và phát triển, hãy đăng ký ngay để gia nhập HBR Careers và nắm bắt cơ hội xây dựng sự nghiệp bền vững cho tương lai.

ỨNG TUYỂN NGAY TẠI HBR CAREERS ĐỂ KHÁM PHÁ NHỮNG CƠ HỘI NGHỀ NGHIỆP HẤP DẪN!

>>> Xem thêm: TOP 35+ CÂU HỎI PHỎNG VẤN SALES VÀ GỢI Ý CÁCH ỨNG BIẾN "THÔNG MINH" 

7. Câu hỏi thường gặp về mô tả công việc Sale Admin

7.1. Sales Admin có cần biết Excel không?

Có. Excel là một trong những công cụ quan trọng đối với Sales Admin vì công việc thường xuyên liên quan đến quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi doanh số, lập báo cáo bán hàng, kiểm soát công nợ và tổng hợp số liệu kinh doanh. Đối với ứng viên mới, việc thành thạo các hàm cơ bản như SUM, IF, VLOOKUP, Pivot Table hoặc Google Sheets sẽ là lợi thế lớn khi ứng tuyển.

7.2. Không có kinh nghiệm có làm Sales Admin được không?

Có, bạn hoàn toàn có thể làm Sales Admin dù chưa có kinh nghiệm. Nhiều doanh nghiệp tuyển dụng vị trí Fresher hoặc Entry-level và tập trung vào các kỹ năng nền tảng.

7.3. Sales Admin có phải nhân viên kinh doanh không?

Sales Admin (thư ký/trợ lý kinh doanh) không phải là nhân viên kinh doanh trực tiếp (như Sales Executive hay Sales Representative). Họ làm công tác hậu cần và hỗ trợ để đội ngũ kinh doanh tập trung chốt đơn. 

7.4. Sales Admin và Sales Support khác nhau như thế nào?

Sales Admin (thư ký/quản trị viên kinh doanh) thiên về quản lý giấy tờ, quy trình và dữ liệu nội bộ. Sales Support (hỗ trợ bán hàng) thiên về tương tác khách hàng, giải quyết sự cố phát sinh và trực tiếp hỗ trợ nhân viên kinh doanh ngoài thị trường. 

Dưới đây là điểm khác biệt chi tiết giúp bạn phân biệt rõ hai vai trò này:

Hy vọng những thông tin chi tiết về mô tả công việc Sales Admin đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, nhiệm vụ, kỹ năng cần thiết cũng như cơ hội phát triển của vị trí này. Dù không trực tiếp chốt đơn như nhân viên kinh doanh, Sales Admin vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ vận hành, tối ưu quy trình bán hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm Sales Admin với môi trường chuyên nghiệp, lộ trình phát triển rõ ràng và chế độ đãi ngộ hấp dẫn, hãy đăng ký ngay tại HBR Careers để khám phá những vị trí tuyển dụng phù hợp và bắt đầu hành trình phát triển sự nghiệp của mình. 

ỨNG TUYỂN NGAY!